Entre los muchos aspectos que deben cuidarse en la administración de un negocio, la seguridad destaca como un requerimiento fundamental, ya que es necesario salvaguardar la integridad de los recursos humanos, materiales y económicos de la empresa. En este contexto, el control de acceso para visitantes juega un papel imprescindible.

Control de Accesos para visitantes ¿Por qué realizarlo?

Gestionar el acceso de los visitantes en las instalaciones suele ser un punto crítico para la seguridad de muchas empresas, ya que a menudo impide la completa visibilidad de las personas que entran y salen de los inmuebles. Sin embargo, el riesgo más grande se genera cuando las organizaciones no le dan importancia.

Existen tres razones principales para implementar un efectivo control de accesos para visitantes:

1. Protección de la seguridad

La primera causa para contar con esta tecnología es garantizar la seguridad tanto de la empresa y sus colaboradores, como de los visitantes. Este control actúa como un filtro que permite a las organizaciones gestionar quién tiene acceso a sus instalaciones, proporcionando un nivel adicional de protección contra posibles filtraciones y amenazas.

En situaciones de emergencia, el control de acceso para visitantes se convierte en una herramienta de suma utilidad, ya que facilita la evacuación ordenada y garantiza que todas las personas dentro de las instalaciones estén registradas, lo que facilita la tarea de los servicios de emergencia.

2. Protección de la información confidencial

Las empresas manejan información sensible y confidencial, que es valiosa para muchas personas, por lo que no debe estar al alcance de cualquiera. El Control de Acceso para visitantes asegura que solo el personal autorizado pueda entrar a archivos, oficinas o cualquier área donde se almacena información delicada.

En sectores como la tecnología, la investigación y el desarrollo, este aspecto cobra aún más relevancia, ya que la confidencialidad es clave para el éxito del negocio.

3. Mejora de la eficiencia

Implementar este tipo de métodos no solo beneficia a la empresa en términos de seguridad y protección de información, sino que también impacta positivamente en la eficiencia operativa. Al tener un registro claro de quiénes son los visitantes y cuándo entran y salen, las empresas y organizaciones pueden:

• >> Minimizar el tiempo empleado en actividades administrativas relacionadas con la entrada y salida de visitantes, como: gestionar permisos, autorizaciones o registros.
• >> Reducir las filas de espera y aglomeración, mejorando la experiencia de los visitantes y la imagen empresarial.

En muchos casos, las organizaciones optan incluso por tener puntos de acceso especiales para visitantes o proveedores, y así facilitar el tránsito, tanto vehicular como peatonal en los inmuebles.

¿Cómo llevar el control de acceso para visitantes de forma efectiva?

A pesar de ser un factor de riesgo constante en las empresas, regularmente las acciones que se toman para regular la entrada de visitantes se limitan al uso de instrumentos obsoletos, como una lista en papel para registrar el acceso de las personas ajenas a la organización.

Para llevar el control de acceso para visitantes de forma efectiva, es necesario realizar algunas actividades que están relacionadas, tanto con la integración de sistemas tecnológicos, como con la comunicación interna de la empresa:

Definir una política clara
La primera clave para gestionar correctamente el acceso consiste en establecer una política clara, es decir, definir los requisitos para la entrada y salida de visitantes, las responsabilidades del personal competente y los procedimientos a seguir en casos específicos, como emergencias o situaciones de riesgo.

Implementar sistemas y procedimientos
Es necesario contar con tecnología que te permita llevar un registro infalible y un filtro efectivo. Esto incluye el uso de barreras como torniquetes y puertas, la asignación de tarjetas de identificación o el uso de sistemas avanzados.

Los Sistemas de Control de Acceso son la mejor alternativa para gestionar las visitas al proporcionar diversas funcionalidades que aumentan la seguridad del recinto. Por ejemplo, restringir en días y horarios determinados la entrada de subcontratas.

Adicional a un sistema automatizado, es indispensable establecer procesos claros para el registro de visitantes y la gestión de autorizaciones especiales.

Capacitar a tu personal
El equipo encargado de llevar a cabo el control de acceso para visitantes debe recibir una formación adecuada: instrucción sobre cómo manejar situaciones de emergencia, entender y aplicar la política de acceso y conocer el funcionamiento de los sistemas tecnológicos.

Una organización puede tener un robusto Sistema de Control de Acceso, pero si carece de procedimientos estandarizados o su personal desconoce el funcionamiento pueden crearse brechas de seguridad. Una buena capacitación es fundamental para mantener una gestión eficiente.

¿Qué sistemas se pueden utilizar para el control de acceso para visitantes?

Con el paso del tiempo y los avances de la tecnología, han surgido nuevas herramientas, métodos y sistemas que son de gran ayuda en el control de acceso para visitantes, tales como:

Quiosco de check-in o autoregistro:

Permiten a los visitantes registrarse de manera autónoma, agilizando el proceso y reduciendo la carga administrativa del personal. Existen 2 formas de registro: códigos QR y códigos de barra. Los visitantes escanean el código QR o código de barras con su teléfono móvil y el dispositivo verifica la información para autorizar o denegar el acceso.

Tarjetas de identificación:

Se trata de una opción común que permite a las personas llevar consigo una prueba visible de su autorización para acceder a ciertas áreas. Entre las tarjetas de identificación podemos distinguir:

• >> Tarjetas contactless: Permiten la identificación del visitante mediante tecnología RFID, sin necesidad de contacto físico con el lector.

• >> Tarjetas de deslizamiento: Se basan en una banda magnética que almacena la información del visitante.

Aplicaciones móviles:

Es una de las modalidades más novedosas. Por medio de una app descargada en el teléfono móvil, se agiliza el proceso de registro y permite a los visitantes llevar consigo su autorización digital.

Sistemas basados en la nube:

Es posible registrar a los visitantes, ya sea de forma asistida o autónoma, por medio de un link. Estos métodos ofrecen flexibilidad y accesibilidad remota, permitiendo a las empresas gestionar el control de acceso desde cualquier ubicación.

Integra un sistema de gestión de visitantes eficiente

Integrar un control de acceso para visitantes en tu estructura de seguridad te ayudará a tener una gestión total de las entradas y salidas de las instalaciones empresariales, sin embargo, no se limita a eso, sino que también agiliza el flujo de personas y proporciona datos útiles para la toma de decisiones y la optimización de procesos, de manera que mejora la eficiencia operativa de tu empresa.

Existen diversos Sistemas para el Control de Acceso para visitantes, cada uno con sus ventajas y beneficios. La elección del sistema adecuado dependerá de las necesidades específicas de cada empresa. En PYV disponemos de dispositivos con la tecnología más avanzada para controlar el acceso de los visitantes: 

Terminales físicos ZEITER: Dispositivos flexibles con multitecnología y funcionalidades específicas que les permite adaptarse a cualquier tipo de organización. Cada dispositivo de la familia ZEITER puede integrarse con software de terceros.

Sistema de Control de Acceso: Plataforma adaptable a la medida de cada organización. S Su módulo creado específicamente para gestionar las visitas permite:

• Identificación de subcontratas en un horario preestablecido
• Generación de tarjetas provisionales
• Delimitación de áreas permitidas.
• Monitorización en tiempo real

Cabe mencionar que Zeit Software Control de Accesos no se limita a la gestión de visitantes, también abarca otras funcionalidades como: control de aforos, integración CCTV, ventanilla del empleado, fichaje de empleados, entre otros.

Si te gustaría conocer más sobre cómo implementar esta tecnología con éxito en tu organización, contáctanos y solicita una asesoría sin costo.