Coordinar las labores de los diversos empleados de la empresa se ha vuelto un reto, debido a la prevalencia de equipos de teletrabajo, mezclados con colaboradores que asisten cotidianamente a la oficina. Ante ello, tener el control de asistencia del personal puede ser un poco complicado, si no se tienen las herramientas necesarias.
Sin embargo, las ausencias son inevitables, ya sea por enfermedad, por alguna emergencia familiar o por un tema personal, las personas podrían afectar sus labores, y con ello, las del resto de la empresa, por lo cual es necesario implementar algunas estrategias para que nuestros colaboradores eviten en la medida de lo posible estar fuera del trabajo.
Mejores prácticas para el control de asistencia del personal
El control de asistencia de personal es una medida con la cual no solo podemos saber la presencia de los colaboradores, sino que también brinda un registro de su hora de entrada y salida de las labores diarias, con el fin de calcular los pagos por horas extras o deducciones por ausencias injustificadas.
El registro de estos datos ha variado con el paso del tiempo y la disponibilidad de tecnología. Uno de los primeros métodos ha sido el registro con papel y bolígrafo en una libreta, donde cada trabajador apunta su nombre, hora de ingreso y de salida de la oficina. Sin embargo, al no tener algún control externo, puede verse susceptible a alteraciones.
En los últimos años, diversas empresas implementaron algún dispositivo de control de asistencia del personal con base en lectores de huellas digitales. Esto brindó mayor seguridad, ya que cada registro de huella es cínico para cada persona. Aunque debido a las restricciones sanitarias por la pandemia de COVID-19, el uso de estos implementos fue desaconsejado para evitar mayores riesgos de contagio.
Otra opción que existe es la de un software que permita el registro de la entrada y salida del personal. Este puede hacerse a través de un teléfono inteligente o una computadora, lo cual centraliza la labor del control de asistencia para quienes acuden a la oficina o para las personas que laboran de forma remota.
Sin duda, una de las mejores capacidades para realizar este tipo de registros es a través de un sistema automatizado, ya que se puede revisar en tiempo real quién asistió, cuántas horas ha laborado o si tiene vacaciones en puerta, con lo cual permitirá reagendar las labores del personal restante. Además, este sistema también será de utilidad para las áreas de Recursos Humanos, en específico en el cálculo de nómina, para revisar que los colaboradores cumplan con sus jornadas laborales para las cuales fueron contratadas.
Beneficios del control de asistencia del personal
Tener un control de asistencia del personal brinda certeza sobre cuáles personas están presentes realizando sus labores y cuáles no, lo cual permitirá repartir las cargas de trabajo de una mejor manera.
Por ejemplo, si en un supermercado de 10 cajeros se ausentaron 2, habrá que distribuir los turnos o las ubicaciones de ellos para evitar tumultos que dificulten la operación del negocio ante las horas pico.
Contar con un sistema automatizado de control de asistencia del personal también ahorra recursos. Al contar con un sistema virtual, se ahorra dinero que de otra forma podría gastarse en libretas, tarjetas de asistencia impresas o mantenimiento de relojes checadores.
Además, con la ventaja de contar de forma instantánea con el registro de entradas y salidas, el personal de Recursos Humanos podrá ahorrar tiempo al procesar esta información, lo cual le permitirá eficiente esta parte y dedicar su tiempo a otras labores.
Estrategias para mejorar el control de asistencia del personal
Tras un repaso a la importancia de saber dónde se encuentra nuestro personal, también cabe resaltar las formas para evitar que los colaboradores se ausenten de su lugar de trabajo. Aquí proponemos algunas para que sean consideradas y que vayan más allá de un descuento por retraso.
- Flexibilidad: Si la carga de trabajo lo permite, sería conveniente negociar que tras un periodo de asistencia perfecto se cuente con un día libre o un día para salir temprano. Por ejemplo, si no hubo inasistencias durante un mes, podría brindarse un día libre.
- Otra opción es brindar esquemas de teletrabajo, en los cuales los colaboradores continúen haciendo sus labores desde casa, mientras registren su asistencia de forma electrónica, y así no tengan que desplazarse en transporte público o quedarse en atascos vehiculares.
- Dinámicas de ejercicio o alimentación: Como un beneficio a los que cuentan con asistencias perfectas, sería recomendable ofrecer algunas clases de gimnasio o contar con una barra de frutas para quienes lleguen temprano a la oficina.
- Recompensas con clases de wellness: Una opción similar a la anterior es buscar alianzas con negocios de gimnasios o de clases de relajación, para ofrecer una tarjeta de descuentos a quienes obtengan un mejor registro en su control de asistencia.
- Reconocimientos presenciales o por correo electrónico: También es posible crear un diploma individual para entregar al trabajador, ya sea para entregarlo de forma impresa o por correo electrónico, con el fin de motivarlo a que siga asistiendo de forma puntual a sus labores. El agradecimiento a una buena labor siempre será reconocido por las personas.
Estas son solo algunas de las recomendaciones para tener un buen control de personal y para ayudar a que los trabajadores se vean motivados a acudir puntualmente a su trabajo. Como siempre, la mejor decisión será la que esté basada en la información de cada empresa en particular y en su entorno. Sin embargo, algo es clave: la automatización de procesos ahorra tiempo y ayuda a liberar tiempo que podemos dedicar a otras labores más relevantes.
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