El Control Horario ayuda a garantizar el cumplimiento de la jornada laboral, y puede implementarse en cualquier organización que requiera recopilar información sobre la entrada y salida de sus trabajadores, así como para medir tiempos de entregas de las actividades a desarrollar por el empleado.

No importa el tipo de giro o sector de tu organización, el control horario emerge ante la necesidad de explorar y analizar los compartimientos de productividad por parte de los trabajadores, lo cual se traducirá en la toma de decisiones estratégicas, en la equidad laboral y en el cumplimiento normativo.

Problemáticas frecuentes del Control Horario en el entorno empresarial

La gestión efectiva del Control Horario representa un desafío continuo para el departamento de recursos humanos, a causa de los cambios y dificultades, internos y externos, los cuales pueden generar problemáticas recurrentes para la empresa, tales como:

Gestión de empleados remotos. Antes de la pandemia, la gran mayoría de las compañías ya contaba con algún tipo de herramienta y proceso para el control horario, sin embargo, con ella llegaron también cambios y nuevas regulaciones. Para algunas empresas se volvió un reto saber cómo poder gestionar el trabajo remoto debido a que los equipos o sistemas no se adecuaban a esa necesidad.

El trabajo a distancia o “home office” se ha vuelto un beneficio que los empleados consideran valioso en las empresas, no obstante, la falta de un sistema adecuado puede resultar en una pérdida de eficiencia y falta de control. 

Por otro lado, existen organizaciones que por su naturaleza pueden implementar el trabajo remoto o híbrido de forma permanente, pero la resistencia tecnológica, la falta de visibilidad, así como la variabilidad de las zonas horarias, se convierten en situaciones complejas que no siempre permiten establecer límites claros en el horario laboral.

Gestión de turnos. En ocasiones las empresas cuentan con un gran número de empleados y poder cubrir las necesidades de cada uno de ellos representan un problema si no se cuenta con el sistema adecuado, ya sea porque que este no cumpla con los requerimientos de la compañía o bien porque su programación pueda ser compleja, evitando así, asignar turnos de manera equitativa, afectando la productividad y la satisfacción del personal. 

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Generación de métricas y seguimiento. Las métricas y estadísticas son clave para una empresa, la carencia de ellas genera una falta de visibilidad y trazabilidad, resultando en un impacto negativo en la toma de decisiones, ya que la información disponible no es completa ni precisa.

Si no se dispone de un Sistema de Control Horario, la generación de informes y estadísticas será una tarea compleja que implica largas horas de trabajo.

Pérdida de tiempo en actividades rutinarias. En Recursos Humanos el tiempo es esencial y algunas tareas rutinarias resultan en una pérdida de horas valiosas que pueden destinarse a áreas más estratégicas. El ingreso manual de datos, el conteo de horas, el cálculo de nómina, la elaboración de informes de asistencia, la validación de permisos y gestión de vacaciones son solo algunos de los principales ladrones de tiempo en las empresas. 

Falta de visibilidad. Se ha convertido en uno de los problemas más recurrentes dentro de las empresas, pues este tipo de recursos en ocasiones no permiten que los empleados posean visibilidad de que se está realizando un registro adecuado de las horas trabajadas, lo que provoca su desconfianza.

Herramientas de Control Horario, el camino a la eficiencia

Una herramienta de Control Horario es aquella que nos ayudará a llevar un seguimiento del tiempo laboral de los empleados dentro de una organización, regularmente su uso va más allá de la contabilización de horas trabajadas, al brindar una visión más detallada del tiempo que los empleados destinan a cada una de sus actividades incluso permite saber las pausas que este podría estar tomando mientras las realiza. 

Software de Control Horario

Un software de control horario efectivo debe contar con una serie de funciones clave que permita optimizar de forma eficiente la gestión de recursos humanos y sobre todo que sea capaz de cumplir con las necesidades de la empresa. Para ello como mínimo debe contar con lo siguiente:

• De fácil uso. Para permitir a los trabajadores registrar sus horarios y actividades de forma intuitiva y fácil. 
• Generación de análisis detallados. La mayoría de estos sistemas generan reportes de métricas con los que se realiza una evaluación de la productividad y de cómo los empleados gestionan el tiempo, además de ayudar a identificar áreas de mejora dentro de la empresa. 
• Permite la integración con otros sistemas. Lo cual facilita la coordinación y la eficiencia operativa  al poder conectar con otro tipo de sistemas como son los de nómina y planificación de recursos.

Hardware de Control Horario

Otra herramienta eficiente para llevar a cabo la gestión de registro de horarios es el hardware de Control Horario, que son dispositivos físicos para gestionar en tiempo real el fichaje de los empleados dentro de una organización. 

Entre los equipos más utilizados encontramos los siguientes:

• Reloj de fichaje digital
• Tarjetas de proximidad o de radiofrecuencia (contactless)
• Uso de aplicaciones a las que se puede acceder a través de dispositivos móviles. 
• Terminales que requieren de código de barras o códigos QR.

Factores a considerar al elegir un Sistema de Control Horario

Elegir una herramienta de control horario no es una tarea sencilla, conlleva ciertos desafíos por lo cual se recomienda tener presente:

• Legislación. La legislación laboral varía entre regiones y países. Un sistema de control horario debe cumplir con los requisitos legales locales, o de lo contrario podría resultar en sanciones legales y problemas para la empresa. 
• Características del negocio. Cada empresa tiene necesidades diferentes, por lo que es importante contar con un Sistema de Control Horario que pueda adaptarse a la estructura y operaciones de la misma, e incluso a cambios que puedan existir en el futuro, por lo que antes de seleccionar una herramienta de control de horario la empresa debe tomar en cuenta sus objetivos de negocio.
• Flexibilidad. Las empresas pueden experimentar cambios en sus procesos, en sus políticas laborales o en la naturaleza misma del trabajo, por lo que contar con un sistema flexible que permita incorporar datos de forma eficiente y rápida a través del uso de diferentes dispositivos, ayudará a tener una mejor recepción al cambio sin afectar la gestión del tiempo y los recursos humanos. 
• Interfaz. Lo mejor que un Sistema de Control Horario puede tener es ser intuitivo y fácil de usar, una interfaz amigable contribuirá a facilitar el registro de horas y a minimizar errores, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo la resistencia al cambio.

Escoge una solución flexible, escalable y personalizada a tu empresa

Las herramientas de Control Horario, ya sean software o hardware, se presentan como el camino hacia la eficiencia en la gestión del tiempo laboral, es importante considerar los requerimientos que nuestra empresa pueda tener tanto a corto como largo plazo, de esta forma podrás ver esta elección de herramienta como una oportunidad para el desempeño óptimo de tu organización y de tu personal.

Si bien en ocasiones esta tarea puede ser compleja, es importante saber que existen empresas especializadas, que brindan asesoría y ayuda para elegir la mejor solución de acuerdo a las necesidades de cada cliente, en PYV Tecnología te ayudamos en tu búsqueda para que cuentes con un Control Horario que sea efectivo dentro de tu empresa.