El control de las horas de trabajo es de suma importancia para las empresas y surge ante la necesidad de contabilizar las horas laborales de sus trabajadores, las cuales pueden ser a tiempo parcial o completo, realizar una buena gestión del horario laboral, permite medir el ausentismo, el rendimiento y productividad de los empleados, además de alinearse a las normativas impuestas en cada región. 

El registro horario no es solo una obligación legal, sino una herramienta fundamental para garantizar el bienestar de los trabajadores y la eficiencia de las empresas. Si bien las regulaciones específicas varían dependiendo del país, la tendencia apunta hacia un mayor control y transparencia en ese aspecto.

En España, el control de asistencia y registro horario se ha estado regulando desde hace años. Con sucesivas modificaciones, la normativa española busca proteger los derechos de los trabajadores, limitando la jornada laboral a 40 horas semanales y estableciendo mecanismos para el control de las horas extras.

En México, la preocupación por el bienestar de los trabajadores ha cobrado mayor relevancia en los últimos años. La Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE) revela que las jornadas laborales pueden llegar hasta 56 horas semanales, lo que pone de relieve la necesidad de implementar medidas de control más efectivas.

Debido a situaciones como las anteriores, el reloj checador se ha convertido en una alternativa eficiente y automatizada que simplifica dar seguimiento a la puntualidad y asistencia de los empleados. Razón por la que en este artículo te contaremos más sobre su importancia en el mundo laboral.

Reloj checador, ¿qué es? Tipos, ventajas y desventajas

Un reloj checador es un dispositivo utilizado para registrar la entrada y salida de los empleados en sus lugares de trabajo, estos suelen hacer uso de tecnología como: los sistemas de identificación biométrica, tarjetas de identificación, códigos de barras o QR con información del empleado. 

Tipos de Reloj Checador

Existen varios tipos de relojes checadores, cada uno diseñado para adaptarse a las necesidades específicas de una empresa. Aquí algunos de los más comunes:

Reloj checador digital. Uno de los más utilizados por las empresas debido a su eficiencia y alta seguridad, ya que emplea tecnología biométrica como el reconocimiento facial, de huellas dactilares o escaneo de retina, lo cual ayuda a evitar la suplantación de identidad. 

Debido al carácter sensible de los datos que almacena, algunos países han regulado su aplicación a situaciones específicas, por lo que es imprescindible verificar con el proveedor este aspecto.

Reloj checador de tarjetas. Este tipo de dispositivo registra el tiempo de trabajo de los empleados mediante la inserción de una tarjeta, o bien a través del uso de tecnología NFC o RFID que permiten transmitir datos de forma remota por radiofrecuencia y por proximidad respectivamente. 

Reloj checador de software. Debido a las necesidades actuales y a raíz de la pandemia de COVID-19 las empresas se vieron en obligadas a encontrar nuevas formas para poder registrar los horarios de trabajo de sus colaboradores, recurriendo así al reloj checador de software, a través de un acceso remoto que recolecta la información en la nube. 

Reloj checador móvil. Uno de los más relevantes en los últimos años, que mediante aplicaciones en un dispositivo móvil, smartphone o tablet, permite a los trabajadores registrar su asistencia de acuerdo a las reglas preestablecidas por la empresa.

Pros y contras de los Relojes Checadores

Aunque los relojes checadores ofrecen múltiples beneficios para las empresas, como automatizar el proceso de asistencia de los trabajadores, también requieren ser elegidos cuidadosamente para evitar problemas legales o de la privacidad de los datos de sus empleados. 

Ventajas:

• Mayor precisión en el registro de horario.
• Impide la entrada de personas no autorizadas a la empresa y áreas de la misma.
• Eficienta el cálculo adecuado de nómina. 
• Ayuda a reducir el ausentismo laboral. 
• Contribuye a la eficiencia y productividad de los empleados.
• Los registros obtenidos por el reloj checador son fundamentales en caso de una auditoría. 

Desventajas:

• Requiere una inversión inicial. 
• Puede generar una resistencia al cambio por parte de los trabajadores. 
• Dependen de la tecnología como electricidad o internet.
• La implementación de sistemas biométricos puede plantear preocupaciones de privacidad de los empleados.

Sistema de Control de Asistencia

Otra herramienta que ayuda a realizar la gestión del horario laboral es el sistema de control de asistencia, el cual puede adaptarse a diferentes métodos de control de horario, que puede ir desde lo más tradicional hasta lo más avanzado. 

Este sistema consiste en un conjunto de herramientas y procesos para la gestión de las horas trabajadas, que toma en cuenta el inicio de la jornada laboral y finalización de la misma, descansos, horas extras, ausencias, permisos, licencias médicas y vacaciones, información que se registra en el método de control de horario que la empresa haya elegido.

Ventajas:

• Brinda análisis o predicciones del comportamiento de los trabajadores para poder accionar o tomar decisiones a tiempo. 
• Otorga una visión más clara del tiempo que los empleados dedican a cada una de sus actividades.
• Permite la integración de dispositivos físicos, como relojes checadores o software heredado.
• Toda la información necesaria del departamento de gestión de recursos humanos centralizada.

Desventajas:

• Coste de la instalación y mantenimiento.
• Se requiere de capacitación para su uso.
• Puede afectar la motivación en los empleados, al percibir falta de flexibilidad laboral.

Si te interesa saber más sobre cómo funciona el Sistema de Control de Asistencia y sus beneficios, te invitamos a leer este artículo.

Reloj checador vs Sistema de Control de Asistencia ¿Cuál es mejor? 

La elección de un reloj checador o de un Sistema de Control de Asistencia, o incluso ambos, dependerá en gran medida de las necesidades de cada empresa, de su cultura organizacional, de los datos que le interese analizar, así como de las regulaciones laborales del país donde se encuentre. 

En países como España optar por un sistema de control de asistencia podría ser más viable que hacer uso de un reloj checador digital, debido a las normas actuales con respecto al uso de tecnología biométrica, sin embargo, también se podrá elegir entre los diferentes tipos de herramientas de gestión de horario, según sea conveniente para la organización. 

En el caso de México la Ley Federal del Trabajo estipula varios derechos para el trabajador que se basan en el cumplimiento de su jornada laboral, tales como pago justo por trabajar horas extra, y asegurar que su jornada no rebase las 8 horas diarias. 

Principales diferencias entre el reloj checador y el sistema de control de asistencia

5 consejos para elegir la solución adecuada

Si existen dudas sobre cuál de las dos elegir, estas son algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una decisión más informada durante el proceso.

1. Tomar en cuenta las leyes laborales del país para evitar sanciones o multas.
2. Conocer las necesidades reales de la empresa.
3. Evaluar cada una de las opciones y su costo inicial y a largo plazo.
4. Analizar si las herramientas elegidas tendrán la capacidad para adaptarse a cambios en la estructura de la empresa y a necesidades futuras.
5. Asegurarse que la opción que se elija cumpla con estándares de seguridad y privacidad.

 Da el paso hacia una gestión horaria efectiva

Al dar el paso hacia la regulación horaria, las empresas no solo modernizarán sus prácticas laborales, también establecerán las bases para un entorno laboral más organizado, ágil y adaptado a las demandas actuales.

La elección entre un reloj checador y un Sistema de Control de Asistencia depende de múltiples factores que varían según las necesidades, valores y estructura de cada empresa. En PYV Tecnología, reconocemos la importancia de ofrecer opciones adaptadas para cada organización, por lo que durante 30 años hemos desarrollado todo tipo de soluciones de Control de Tiempo y Asistencia. ¡Contáctanos!