Sabemos que los días de descanso son un derecho de los trabajadores. Sin embargo, brindar estos tiempos de asueto sin el control adecuado puede ser un problema en las organizaciones. Por ello, la gestión de vacaciones brinda una hoja de ruta para delinear las prioridades en la producción.
Una compañía que no cuente con un sistema adecuado para gestionar las vacaciones de sus colaboradores podría tener problemas al organizar las tareas pendientes mientras una parte del personal está lejos de las instalaciones.
La importancia de una gestión de vacaciones efectiva
La gestión de vacaciones de los empleados es de suma relevancia. No sólo es un beneficio adquirido por la ley para todos los colaboradores de una organización, sino que también ayuda a que tomen un descanso por esos días y reduce el estrés, así como aumentar su productividad a su regreso de dicho asueto.
Estos son los errores más frecuentes en la gestión de vacaciones en las empresas
1. Falta de una comunicación clara de las políticas de vacaciones
A veces puede darse por sentado que los empleados saben el procedimiento adecuado para solicitar sus vacaciones, aunque no siempre lo conocen. Lo necesario es saber comunicar los plazos en los que se pueden pedir este descanso, los días disponibles y a quiénes deben solicitarse.
2. Omisiones o errores por procesos manuales
De acuerdo con el tamaño de la organización, algunas empresas contarán con sistemas que pueden no ser tan confiables para tener una eficaz gestión de vacaciones. Algunos pueden tener un calendario impreso donde apuntan las fechas de descanso de los colaboradores.
Otras más podrían usar una tabla electrónica de Excel para agregar estos plazos, aunque estos métodos llevan desventajas, como que no pueden ser actualizadas en tiempo real, y que ello puede acarrear problemas en la disponibilidad de trabajadores en fechas críticas para las empresas. Por ejemplo, una juguetería en Navidad que podría verse con personal mínimo si se llevó un inadecuado control de estas fechas de asueto en diciembre.
De esta forma, las direcciones de Recursos Humanos deberán evaluar qué sistema les ofrece más confiabilidad, agilidad y reducción en el tiempo de procesos en el trámite de vacaciones de los empleados.
3. No considerar las regulaciones laborales
Cada país tiene sus propias leyes y requisitos respecto a las vacaciones de los trabajadores. Por ejemplo, en España la ley contempla un mínimo de 30 días naturales por año para las vacaciones de los trabajadores, mientras que en México son 12 días por año.
Si no se está al tanto de la legislación se corre el riesgo de cometer errores y enfrentar consecuencias negativas. Esto llevará a incumplimientos y posibles sanciones o hasta demandas debido a este motivo que pueden dañar la reputación de la empresa.
Es necesario que las áreas de Recursos Humanos estén actualizadas sobre los más recientes cambios a las regulaciones laborales, con el fin de evitar multas u otros problemas legales. Para ello, algunas soluciones digitales pueden ayudar a cumplir con estos requisitos a la vez que brinda un sistema confiable para la gestión de vacaciones.
4. Falta de organización para asignar vacaciones
Una inadecuada organización a la hora de gestionar los periodos vacacionales de los trabajadores puede llevar a errores críticos que deriven en falta de personal. También puede llevar a confusiones sobre aprobaciones en estos trámites, que causarán retrasos y fallos en la gestión de plazos de estos días de descanso.
5. Información desactualizada
El método de gestión de vacaciones es útil para tener información actual sobre los empleados: cuántos días solicitan, cuántos días de descanso les restan, cuando inician y cuándo terminan sus vacaciones, si cuentan con la aprobación requerida.
Si este sistema no funciona en tiempo real o hay fallas para registrar estos datos, puede darse problemas de manejo de recursos humanos.
6. Falta de un sistema automatizado para gestionar las ausencias del personal
De la misma forma, si este sistema no funciona de forma automática para registrar las ausencias y los días de descanso autorizados, las organizaciones no saben con qué personal cuentan para realizar sus tareas diarias.
Sistemas para la gestión de vacaciones de los empleados
La gestión del periodo vacacional de los empleados puede convertirse en una tarea complicada y propensa a los errores si no se cuenta con las herramientas adecuadas. En este sentido, existen diversos sistemas y soluciones que facilitan ese proceso brindando mayor eficiencia y precisión en la gestión de los días de descanso.
A continuación, explicaremos algunas alternativas que permiten una mejor organización y control en la gestión de las vacaciones de los empleados.
Gestión de vacaciones de empleados con Excel
En caso de un equipo pequeño de trabajo, una tabla electrónica en una hoja de cálculo de Excel puede ser útil para la gestión de vacaciones. Con columnas que coloquen sus nombres, fechas de inicio de vacaciones, sus días de vacaciones restantes, entre otros campos, servirán para esta labor.
Sin embargo, en casos de un gran número de colaboradores, esta opción deja de ser viable y se vuelve compleja su actualización y manejo y aumenta las posibilidades de error.
Gestión de vacaciones a través de calendarios compartidos o herramientas de colaboración
Herramientas como Google calendar o Microsoft Outlook cuentan con características para agregar sus días de vacaciones en el calendario y compartirlas con el resto de compañeros de trabajo.
Aunque esta solución ayuda con la actualización de solicitudes en tiempo real, quita privacidad de estos datos, así como otras utilidades que no tiene, como generar un reporte general de la plantilla que ha solicitado vacaciones.
Gestión de vacaciones mediante base de datos
Una base de datos ayuda a mantener actualizada lo más rápidamente posible la solicitud de vacaciones, los días que han tomado y cuándo es que los trabajadores las solicitaron. Brinda más características que una hoja de cálculo, pero su mantenimiento y configuración requiere de conocimientos técnicos especializados.
Una ventaja de utilizar bases de datos es que ofrecen más flexibilidad y capacidad de personalización en comparación con Excel, pero también requieren conocimientos técnicos para configurar y mantener adecuadamente.
Software para la gestión de vacaciones
Como ya vimos, la gestión de vacaciones es un tema que puede ser un dolor de cabeza para las empresas si no se tiene la solución adecuada a sus necesidades. Ante ello, es necesario considerar las opciones como un software que brinde la ayuda para automatizar estas acciones.
Facilita la gestión de vacaciones con un control de asistencia
El software de control de asistencia es un programa informático que ayuda a registrar la presencia de los empleados en la compañía. Además, esta solución digital optimiza la administración de asistencias, así como una actualización en tiempo real y generación de informes, además que es más confiable que otros métodos de gestión.
Conoce ZEIT Software Control de Tiempo y Asistencia
PYV cuenta con ZEIT Software de Control de Tiempo y Asistencia que brinda las cualidades para eficiente la gestión de días de vacaciones.
Este programa cuenta con diversas características que ayudan a registrar la planificación de turnos y horarios de trabajo, así como informar las políticas internas de la empresa y llevar el conteo de los días de vacaciones disfrutados y los que restan disponibles, así como la generación de reportes.
En PYV estamos dispuestos a ayudarle. Contacte a uno de nuestros asesores, quien le brindará la mejor opción para su empresa sobre gestión de vacaciones.
