¿Cómo mejorar la administración del tiempo en las empresas?
Al hablar de tiempo, se habla de la importancia de aprovechar cada minuto para hacer crecer y tener éxito en los proyectos que desempeña cada organización, y si específicamente nos referimos a la administración del tiempo en las empresas, hay que poner una especial atención, ya que si no se sabe gestionarlo, puede haber consecuencias para la organización.
Cuando una compañía no tiene buena gestión de tiempo, además de enfrentarse a una menor productividad, cuenta con problemas en sus colaboradores como ansiedad, mayor estrés, dolor de cabeza, cambios emocionales radicales, falta de motivación, enfermedades gastrointestinales, gastritis y hasta el síndrome de burnout, agotamiento físico y mental.
Todo lo anterior genera una reducción de la calidad de vida laboral de los colaboradores, desencadenando bajas en las ventas, renuncias, nula atracción y retención de talento, entre muchas consecuencias más.
Es por eso, que debes poner atención en la administración de tiempo de la organización a la que perteneces. A continuación te explicamos a detalle qué es y las ventajas que trae una buena gestión del tiempo.
¿Qué es la administración del tiempo en las empresas?
La administración del tiempo empresarial es un proceso de planificación y control estratégico del tiempo que una compañía destina a proyectos específicos. Por tal motivo, es importante que todos los integrantes de una organización, tanto directivos como colaboradores, aprendan buenas técnicas de gestión de tiempo.
Estas estrategias se deben incluir dentro de una cultura empresarial, solo así se alcanzará un mejor ambiente laboral, mayor bienestar y un mejor sentido de pertenencia.
Cuando la administración del tiempo en las empresas se hace de manera eficaz, permite cumplir más objetivos en menos tiempo, incluso cuando la empresa cuenta con gran cantidad de proyectos y pendientes por hacer con un plazo de tiempo limitado.
Razones principales de una mala administración del tiempo
Los empleados gastan más de un 36 % de su jornada laboral en la búsqueda de información relevante para su trabajo. El estudio realizado por OpenKM, organización dedicada a la gestión de contenido empresarial, arroja que cada trabajador desperdicia hasta 67 minutos al día en la búsqueda de documentación necesaria.
Mediante una planeación estratégica, apoyada de una administración del tiempo en las empresas, se puede alcanzar la determinación de cuáles son los objetivos en un contexto y en un plazo de tiempo determinado. Estas son solo algunas razones que denotan una mala administración:
- Nula simplificación procesos repetitivos: casi todas las empresas aún tienen que realizar procesos repetitivos y tediosos que se pueden agilizar con herramientas tecnológicas que simplificarán el trabajo de todos los integrantes de una compañía. De esta forma ahorras tiempo, esfuerzo y recursos.
- Falta de definición de prioridades en los proyectos: al no planificar una estrategia o plan de trabajo, todos los proyectos van a parecer urgentes. Esto imposibilita saber lo que realmente es lo importante. Con una adecuada gestión y planeación de prioridades, se clarifica, analiza y prioriza las actividades en función a la urgencia e importancia. Hoy en día, esta cuestión también se puede agilizar con ayuda de la tecnología.
- Mala asignación de plazos en cada tarea: antes de establecer plazos en los proyectos, es primordial conocer la capacidad productiva de los colaboradores, así como las herramientas digitales que tienen a su alcance. De esta manera se puede establecer un pequeño margen de tiempo, en cada proyecto, que te respalde de cualquier eventualidad.
Ten en cuenta que la implementación o trabajo de horas extra no son sinónimo de productividad, al contrario, trabajar más horas obliga a poner más atención en los tiempos establecidos que se emplean o, peor aún, se desperdician, en cosas sin importancia.
Los mejores consejos de administración del tiempo
Aunque todavía se habla mucho de productividad; relación que existe entre un resultado y los recursos que se invierten para obtenerlo, es claro que mientras una compañía sea más eficiente, invirtiendo menos recursos, los niveles de su productividad van a aumentar.
A continuación te damos unos consejos para que gestiones eficazmente tu tiempo con relación a la productividad:
Implementa un plan estratégico: establece los próximos plazos y proyectos más importantes. Deja las tareas menos importantes en segundo plano. Recuerda que debes de tomar en cuenta los tiempos de descanso, pausas, y más. Deja un rango de tiempo considerable que te sirva de respaldo para cualquier imprevisto.
Planifica proyecto por proyecto y prepara, por lo menos, de 15 días a un mes completo de trabajo. Así tendrás más organización y claridad en el tiempo, asegurándote de estar priorizando las tareas más relevantes. Utiliza un calendario, programas o, mejor aún, herramientas, CRM o softwares que te ayuden a agilizar y visualizar esta gestión.
Planea reuniones con tiempo: ya que tienes claro el objetivo principal y lo que se tiene que realizar para llevarlo a cabo, planifica reuniones para hablar de lo que se necesita acordar o solucionar.
Prepara y envía toda la documentación necesaria a los implicados en el proyecto con anticipación. Así alcanzarás gran efectividad en todas las tareas encomendadas y su tiempo de ejecución será menos o en el tiempo planteado.
Utiliza la matriz Stephen Covey: esta matriz ayuda a gestionar el tiempo con un método que ayuda a que enseña a identificar los proyectos a los que debes dedicarle más tiempo y las tareas que no necesitan tanta atención.
A través de 4 cuadrantes de Stephen Covey propone una gestión de tiempo:
1. Tareas urgentes e importantes
2. Tareas no urgentes pero importantes
3. Tareas urgentes pero no importantes
4. Tareas no urgentes y no importantes
Así podrás aumentar el rendimiento, obteniendo mejores resultados, en los plazos definidos.
Conclusiones
Una óptima administración del tiempo en las empresas propicia el cumplimiento de objetivos establecidos, asociando acciones que permitan el aumento de la productividad, por lo menos, parcialmente.
En PYV Tecnología te brindamos soluciones que con una estrategia sólida en la gestión del tiempo, garantizas la coherencia de la compañía, lo que permite que los objetivos de cada área estén alineados y en sintonía con los demás departamentos de la empresa. De esta manera se mantiene un enfoque, agregando valor a tus procesos y operaciones del día a día.
