El ausentismo laboral, sin duda, es un problema que preocupa a las empresas. Hay muchas cosas que valorar aparte del hecho que un empleado no se presentó a hacer sus tareas. Para poder abordar y evitar que se convierta en algo cotidiano es primordial comprenderlo, medirlo, gestionarlo, prevenirlo y cuando lo amerite, sancionarlo. 

A diferencia de otros desafíos empresariales, como la rotación laboral, el ausentismo laboral no siempre se refleja de forma evidente. En otras palabras, se presenta sutilmente en bajas médicas, permisos inesperados o falta de compromiso. 

Ya sean justificadas o no,  las ausencias laborales son un vacío en la fuerza laboral que impacta directamente a la organización. 

Entonces, ¿cómo podremos manejar estas situaciones?, ¿hay límites? En este artículo, explicaremos qué es el ausentismo, por qué es importante para las empresas y cómo abordarlo desde una perspectiva legal y estratégica.

¿Qué es el ausentismo y por qué es importante para las empresas?

El ausentismo laboral se refiere a la falta de asistencia de los empleados al trabajo, ya sea por motivos justificados o no. Es un aspecto crucial para las empresas, porque impacta directamente en su funcionamiento y productividad. 

Cuando los empleados no asisten al trabajo, se experimentan retrasos en los proyectos, disminución en la calidad del trabajo y aumento en los costos operativos. Además, el ausentismo puede afectar los niveles de motivación, clima laboral, el trabajo en equipo y la comunicación entre empleados.

Tipos de ausentismo laboral

Para comenzar a comprender el desafío que las faltas representan, conoce los tipos en los que se clasifican: 

• Ausencia justificada: Se refiere a las ausencias que están respaldadas por motivos legítimos y aceptados por la empresa, como enfermedad, accidente, asuntos familiares, permisos legales, entre otros.
• Ausencia no justificada: Son las ausencias que no cuentan con una justificación válida o aceptada por la empresa, como faltar al trabajo sin previo aviso o sin motivo legítimo, lo que puede resultar en consecuencias disciplinarias para el empleado.

 ¿Cómo se maneja el ausentismo laboral de acuerdo al Estatuto de los Trabajadores?

Sobre las ausencias, el Estatuto de los Trabajadores establece que las empresas deben registrar adecuadamente las ausencias de los empleados y establecer procedimientos para gestionarlas de manera efectiva.

La falta de registro conlleva que las empresas se arriesguen a sanciones, multas económicas o acciones legales por parte de los trabajadores afectados. Y ante toda obligación, le corresponde una responsabilidad: la del empleado es comunicar su ausencia de manera oportuna y justificada, en caso necesario proporcionar la documentación que respalde su situación, como suele ser el presentar un certificado médico en caso de enfermedad. 

Otros escenarios válidos son accidentes, asuntos familiares, permisos legales, por mencionar algunos; es importante que tus empleados cumplan con políticas internas de la empresa en cuanto a la notificación, entrega de documentación y el proceso interno para evitar repercusiones. 

El Estatuto de los Trabajadores no establece medidas disciplinarias específicas o monetarias en el caso de las ausencias injustificadas o abusivas por parte de los empleados, es decir, la creación de las políticas de gestión de ausencias quedan a consideración de los empleadores, siempre y cuando no infrinjan legislación laboral vigente o convenios colectivos aplicables.

Si optas por una medida disciplinaria relacionada con un descuento salarial, esta debe ser comunicada claramente a los empleados y aplicarse de manera justa y equitativa, así como la cantidad de faltas injustificadas -o justificadas- que pondrían en riesgo la permanencia en su puesto. 

¿Cómo afecta el ausentismo laboral a las empresas?

Más allá de las ausencias en sí mismas, es crucial comprender las repercusiones que estas generan en la empresa. A continuación enlistamos las principales consecuencias del ausentismo laboral. 

• Pérdida de productividad: Ante la falta de mano de obra disponible para completas las tareas y proyectos, los índices de productividad descienden. 
• Aumento de costos: Las ausencias laborales pueden incrementar gastos asociados como las horas extras para cubrir trabajo no realizado, contratación de empleados temporales para cubrir el trabajo o tareas faltantes y la pérdida de ventas ante falta de personal que atienda clientes. 
• Deterioro de clima laboral: Se generan tensiones entre empleados, sobre todo al tener que asumir trabajo adicional o la sensación de resentimiento hacia quiénes faltan con frecuencia.
• Deterioro de imagen: La percepción pública de la empresa puede sufrir afectaciones porque comienza a percibirse como una organización con problemas de gestión, falta de personal o compromiso con sus empleados.

¿Cómo medir el absentismo laboral?

Ya hablamos sobre las consecuencias y algunas formas de gestión, sin embargo, el mejor escenario sería tratar de reducir las ausencias al mínimo, pero, ¿qué tantas ausencias tienes en tu empresa? Para partir de eso, es importante medir el absentismo de la frecuencia de las faltas y el impacto real que tiene.

Así que para identificar tendencias, patrones y poder enfocar tu atención a las soluciones que ayuden a cumplir políticas de asistencia y evitar al máximo las afectaciones te presentamos los siguientes conceptos y fórmulas a tener en cuenta para tomar decisiones informadas sobre la gestión del personal.

• Tasa de ausentismo: 

Métrica que mide la frecuencia de las ausencias en una organización durante un período específico de tiempo. Se calcula dividiendo el número total de horas perdidas debido a ausencias por el número total de horas programadas de trabajo durante el mismo período, y luego multiplicando el resultado por 100 para expresarlo como un porcentaje.

• Índice de ausentismo 

Medida compleja que toma en cuenta tanto la frecuencia como la duración de las ausencias. 

Se calcula dividiendo el número total de días de ausencia por enfermedad o incapacidad por el número promedio de empleados en la organización durante el mismo período, y luego multiplicando el resultado por 100 para expresarlo como un porcentaje.

Con datos a la mano, podrás tomar medidas preventivas y correctivas para mejorar la eficiencia y rendimiento laboral. Por lo que te compartimos algunas de las estrategias que han demostrado mejores resultados. 

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¿Cómo reducir el ausentismo laboral?

Construir una cultura de asistencia, además de compromiso y constancia, requiere una estrategia, una vez identifiques los problemas, intenta alguno de estos puntos: 

• Crea una política de asistencia clara: Define y comunica claramente las expectativas con respecto a las ausencias para establecer estándares claros y promover la responsabilidad entre los empleados desde el inicio.
• Identificar las causas del ausentismo: Realiza un análisis exhaustivo para identificar las causas subyacentes del ausentismo, esto te permitirá implementar medidas preventivas y correctivas efectivas
• Mejora el clima laboral: Fomentar un ambiente de trabajo positivo y saludable puede ayudar a reducir el estrés y mejorar la satisfacción laboral. 
• Recompensa la asistencia: Reconocer y recompensar a los empleados que mantienen un buen historial de asistencia puede motivar a otros a seguir su ejemplo y reforzar la cultura de asistencia.
• Lleva un registro de asistencias de los empleados: Mantener un registro preciso de las asistencias de los empleados, ya sea de forma manual o mediante sistemas automatizados, es fundamental para identificar patrones y tendencias de ausentismo y tomar medidas proactivas para abordarlas.
• Fomenta la participación y el compromiso: Involucrar a los empleados en la toma de decisiones y brindarles oportunidades para desarrollarse profesionalmente puede aumentar su sentido de pertenencia y compromiso con la empresa, lo que puede reducir las tasas de ausentismo.

Para garantizar que estas medidas logren los objetivos que esperas, es fundamental partir de un registro y medición clara y precisa sobre las ausencias, esto te permitirá adoptar un enfoque integral y proactivo basado en datos, para tal precisión, lo mejor es un software que te asista a cumplir esta tarea.

Combate el ausentismo con un Sistema de Control de Horario

La implementación de un Sistema de Control Horario, además del registro preciso, también permite identificar patrones y tendencias en el comportamiento de las asistencias y ausencias. 

Tendrás a la mano la posibilidad de ofrecer un proceso de solicitud y aprobación de ausencias muy fácil, menos papeleo y mayor agilidad en el tema administrativo, esto mejorará la comunicación interna, así como la colaboración en tu empresa.

Otro aspecto a destacar es su alcance, el despliegue de los datos recopilados permite identificar causas subyacentes o periféricas del ausentismo, así podrás tomar medidas sobre temas concretos. Por ejemplo, podrías establecer estrategias como programas de salud o bienestar para abordar ausencias relacionadas con enfermedades. 

El ausentismo laboral podrá tener distintas variables que lo provoquen o te dificulten abordarlo, pero con un Sistema de Control Horario,  estarás un paso adelante elaborando estrategias sólidas a partir de datos claros y un registro efectivo hecho a tu medida.