Hablar de vacaciones de verano o de invierno, es hablar de pagas extra para los trabajadores. Estos periodos no solo representan un aumento de gastos para la empresa, sino que también demandan una planificación financiera cuidadosa. 

Razón por la que en este artículo te explicaremos cómo calcular las pagas extra de manera precisa y justa para poder garantizar a tus empleados sus pagos adicionales, así como los aspectos clave a considerar para poder llevar a cabo este proceso. 

 ¿Qué son las pagas extras en España?

Las pagas extras en España son una remuneración adicional, y de acuerdo a la Ley del Estatuto de los Trabajadores, se establece que todo empleado tendrá derecho a dos pagas extraordinarias durante el año, las cuales no podrán ser inferior a 30 días del salario base fijado o del salario mínimo interprofesional. 

Tipos de pagas extras (verano y navidad)

De acuerdo a la Ley de Estatuto existen dos tipos de paga, las primeras suceden entre junio o julio, conocidas como pagas extra de verano, y las segundas a finales de año, mejor conocidas como de invierno, cuyo pago será en función de los meses que el empleado haya prestado sus servicios.

Periodo de devengo

Un aspecto relevante a considerar es el periodo de devengo, el cual se refiere al período de tiempo durante el cual se generan los derechos económicos que corresponden a un trabajador, es decir el tiempo trabajado y los conceptos salariales asociados, como el salario base, las horas extra, las comisiones, entre otros. El devengo puede aplicarse anual o semestral, todo dependerá del convenio que se tenga con la empresa. 

En un periodo de devengo semestral, la paga de verano se devenga de fecha 1° de enero a 30 de junio, y la paga de Navidad se devenga del 1° de julio al 31 de diciembre. Mientras que un devengo anual se devengará del 1° de enero al 31 de diciembre del año corriente, y será pagado aproximadamente al trabajador en marzo del año siguiente. 

Pagas extras prorrateadas, ¿qué son?

En las pagas extras de verano e invierno, el trabajador recibe una suma total en determinados periodos de tiempo. En las pagas extras prorrateadas, la diferencia está, en que el pago de ambas pagas extras estará dividido en 12 meses, cada mes el empleado recibirá una cantidad de la suma total de la paga extraordinaria que se incluirá en su nómina.

¿Cómo se cobra una paga extra?

Como mencionamos anteriormente, existen dos tipos de pagas extra, las de verano y las de invierno, sin embargo, el método de cobro es lo que hace la diferencia. 

Las pagas extra están sujetas a retenciones fiscales y a las cotizaciones de seguridad social, y se pueden cobrar mediante el prorrateo mensual, donde se distribuye su importe a lo largo del año, o mediante el pago íntegro en los meses correspondientes, como junio y diciembre, según lo acordado en el convenio colectivo o la política empresarial.

¿Cómo se calculan las pagas extras?

Para calcular las pagas extras se debe considerar el salario base, el convenio de trabajo, así como la regla de devengo a aplicar, recordemos que existe el pago semestral y el anual. 

A continuación te explicamos con un ejemplo como calcular las pagas extras:

La fórmula a utilizar será la siguiente:

Por ejemplo:

• La paga extra es de 1600€ y se paga el 20 de julio.
• Del 1 de agosto al 20 de julio del año siguiente hay 353 días trabajados
• La cuantía en bruto de la paga extra es 1600€ x (353/360)= 1,569 €
• Aplicamos la deducción correspondiente al IRPF: 1,569 x 0,12= 188,2 €
• La paga extra de verano resulta de 1,569euros – 188,2 euros = 1380,7€

Herramientas y recursos para el cálculo de pagas extras y vacaciones

Para poder cumplir en tiempo y forma con las pagas extras de tus trabajadores, podrás apoyarte de diversas herramientas que te ayudarán a hacer esta tarea más fácil. 

>> Calculadoras online. Existen numerosas calculadoras en línea y software de nóminas diseñados específicamente para ayudar en el cálculo de pagas extras y vacaciones. Estas herramientas suelen tener en cuenta diferentes variables como el tipo de contrato, las horas trabajadas, los complementos salariales, así como las retenciones 

>> Software de gestión de nómina. Plataformas que te ayudarán a llevar de una forma organizada toda la información de tus empleados, relacionada con salarios, deducciones, vacaciones, incapacidades y prestaciones, lo que permitirá automatizar los cálculos relacionados con los pagos de salarios, así como optimizar las tareas relacionadas a tu departamento de recursos humanos y cumplir con las normativas correspondientes. 

>> Sistema de Control Horario. Es una herramienta para gestionar la asistencia de los empleados, en ella se establecen los horarios de trabajo, días festivos, así como días no laborales, además con él se podrán otorgar los accesos necesarios a las diferentes instalaciones o departamentos con los que cuente la empresa en días y horarios específicos. 

Este tipo de software tiene entre otras ventajas facilitar la administración de la nómina, monitorear horas extras, centralizar los datos, así como el cumplimiento legal y reducción de costos para la empresa. 

Optimiza la gestión de pagas extras con un Software de Control Horario

Un software de control horario es una estrategia eficiente para empresas de cualquier tamaño, estos sistemas ayudan a simplificar y agilizar el proceso de cálculo, minimizando errores y asegurando una compensación adecuada para los empleados.

Este tipo de plataformas permiten la integración de toda la información relacionada con cada uno de los empleados como las horas trabajadas e irregularidades de horarios, datos que se correlacionan con los parámetros salariales y las políticas de la empresa, para realizar de forma automática la nómina y el cálculo de las pagas extras de forma exacta, a través de procesos automatizados.

Comienza a optimizar los procedimientos en tu empresa a través de un control de asistencia como Zeit Software, el cual se convertirá en el mejor aliado de tu departamento de recursos humanos, al ayudar a tomar decisiones informadas para mejorar la productividad de tu organización, además podrás tener acceso total a la información que necesites, desde donde te encuentres. 

La administración eficiente y el cálculo de pagas extras de vacaciones es vital para asegurar la satisfacción de los empleados y la salud financiera de la empresa, implementar  el uso de software de control de asistencia se presenta como una solución integral y efectiva para optimizar este proceso.

En PYV Tecnología ofrecemos soluciones integrales para ayudarte a realizar una buena gestión de las pagas extras de verano e invierno, contamos con un equipo de expertos que te asesorará paso a paso para encontrar la solución que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa. ¡Contáctanos!