Las consecuencias negativas por no monitorizar adecuadamente la compensación de horas extra puede ser grave para una empresa.
Desde la perspectiva organizacional, compensar las horas extra inadecuadamente conduce a una falta de transparencia en la gestión del tiempo de trabajo, lo cual puede provocar desconfianza y descontento entre los empleados. Además, el no reconocimiento de las horas extra afecta negativamente la moral, la motivación y por ende la disminución en la productividad y el compromiso de los empleados.
Las repercusiones también surgen por el incumplimiento de las regulaciones laborales que expone a tu empresa a sanciones y multas. Según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), estas problemáticas son especialmente relevantes en el contexto laboral español, donde un alto porcentaje de empresas enfrentan desafíos en la gestión de las horas extra.
En este artículo, te mostraremos cómo compensar las horas extras de acuerdo a la ley y las mejores prácticas para que no cometas los errores más comunes en este rubro.
¿Qué son las horas extra y por qué son importantes para RRHH?
Primero, establezcamos qué estamos compensando: las horas extra se refieren al tiempo adicional que un empleado dedica a su trabajo fuera del horario laboral establecido en su contrato.
Este tiempo lo pudo solicitar la empresa o surgir de la propia iniciativa del empleado. Es importante para RRHH entender que el manejo adecuado de las horas extra puede prevenir el estrés, agotamiento y desequilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.
Respecto al punto de vista normativo, el equipo de RRHH deberá de conocer las normativas existentes y actualizadas de las horas extra, porque como mencionamos en un principio, lo que una empresa desea, además de un equipo que se sienta valorado, es evitar conflictos legales.
Para tener un equipo productivo y evadir problemas, te decimos qué conlleva la compensación de las horas extra.
¿Qué es la compensación de horas?
La compensación de horas extra se refiere a la forma en que la empresa retribuye el tiempo adicional trabajado por sus empleados. Esta compensación puede adoptar diversas formas, siendo las más comunes la compensación económica y la compensación por descanso.
La compensación económica implica el pago adicional al empleado por cada hora extra trabajada. Este pago suele estar sujeto a un porcentaje sobre el salario base del empleado o a tarifas especiales establecidas, pero de acuerdo a la ley «en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria».
Por otro lado, la compensación por descanso consiste en otorgar al empleado tiempo libre equivalente al número de horas extra trabajadas. Y, ¿la ley que dice sobre este tipo de compensación?
¿Cómo compensar las horas extras con descanso?
El Artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores en España, sobre la compensación de las horas extras mediante el descanso, establece que puede ser viable en lugar de la retribución económica, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos y condiciones que aquí te enlistamos.
Validar si existe un acuerdo voluntario
La compensación de horas extras con descanso se aplica cuando existe un acuerdo entre el empleador y el empleado o a través de convenio individual o colectivo. Es importante destacar que este acuerdo debe ser voluntario y no puede imponerse unilateralmente por parte del empleador.
Es decir, no puedes como empresa decidir cuándo compensarán con descanso en vez de dinero.
El descanso es equivalente
La aplicación de la compensación con descanso implica que por cada hora extra realizada, el empleado tendrá derecho a un tiempo equivalente de descanso. Este tiempo de descanso no puede acumularse durante largos períodos de tiempo. En el siguiente punto te explicamos más.
No es acumulable durante el año
El Artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores establece que el período de compensación de las horas extras con descanso no puede exceder los cuatro meses. Esto significa que el empleado debe disfrutar del tiempo de descanso correspondiente dentro de este período, en un ejemplo: no se pueden realizar horas extras en marzo y decidir compensarlas en las vacaciones de navidad.
Las horas extraordinarias son limitadas
El mismo artículo limita el número de horas extraordinarias que un empleado puede realizar en un año, estableciendo un máximo de 80 horas.
Este límite puede ser modificado mediante acuerdo entre las partes o como en los casos que indica la norma: «No se aplica el límite de 80 horas extraordinarias anuales a las que se realicen para prevenir o reparar daños extraordinarios y urgentes, aunque tendrán que abonarse como horas extraordinarias, siendo obligatoria su realización para el trabajador».
La empresa debe de computar las horas extraordinarias
De acuerdo a la ley: «A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente».
Llevar un registro, además de ser obligatorio de acuerdo a la ley, te ayudará a cumplir con las compensaciones en forma y respetar los convenios. Podría parecer mucho trabajo, pero evitar los errores más comunes al calcular las horas extras te ayudarán a prevenir complicaciones que pueden afectar mucho el desempeño de tu empresa de manera interna y su reputación de forma legal.
5 Prácticas para implementar un sistema efectivo de compensación de horas extraordinarias
Para garantizar una gestión eficaz de las horas extra y su compensación, las empresas pueden seguir una serie de mejores prácticas:
- Control y registro horario
Implementar sistemas de control horario que permitan a los empleados registrar de manera precisa las horas extra trabajadas. Esto puede incluir el uso de herramientas digitales como aplicaciones móviles o software de gestión de tiempos.
<<Puede interesarte: ¿Cuál es el mejor control horario para empresas?>>
2. Comunicación clara y transparente
Establecer políticas claras y transparentes respecto a las horas extra, informando a los empleados sobre sus derechos y obligaciones en relación con el registro horario y la compensación de estas horas.
3. Acuerdo entre empresa y empleado
Fomentar el diálogo y la negociación entre la empresa y los trabajadores para establecer acuerdos mutuamente beneficiosos en cuanto a la realización y compensación de horas extras.
4. Respeto de los límites legales
Asegurarse de cumplir con los límites legales establecidos en cuanto a la duración máxima de la jornada laboral y el número de horas extra permitidas, evitando el exceso y el abuso de estas horas.
5. Flexibilidad y adaptación
Ser flexible y estar dispuesto a adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y de los empleados en cuanto a la realización y compensación de horas extra, siempre dentro del marco legal establecido.
En conclusión, compensar las horas extra es fundamental para el bienestar de los empleados y el cumplimiento normativo en cualquier empresa. La compensación con descanso es una excelente opción a considerarse en un contexto laboral en donde la cultura del descanso, de los días de descanso por salud mental y la sana separación del ámbito laboral y familiar tiene más peso que nunca.
Siguiendo las mejores prácticas y respetando la legislación vigente, RRHH puede gestionar de manera efectiva este aspecto crucial de la relación laboral, promoviendo un ambiente de trabajo equilibrado y productivo.
