¿Cuántas veces acudiste a una comida familiar y te perdiste de la plática predominante a lo largo de la reunión? No te preocupes, quizá algún pensamiento ocupó tu mente en ese momento, aislándote del instante en el que tu cuerpo aparentaba estar presente. 

Escuchar no es sinónimo de entender, así como estar no es sinónimo de llegar a un sitio específico. Las nuevas modalidades de trabajo adoptadas a consecuencia de la pandemia por la COVID-19 transformaron las formas de comunicación laboral, la organización y los hábitos organizacionales. 

El uso excesivo de las plataformas digitales trajo consigo una saturación de información, que imposibilita la concentración, eficiencia y ejecución de actividades durante la jornada laboral. 

Como ejemplo está el uso de la plataforma Zoom para la realización de videollamadas, con la que los usuarios pueden atender una reunión desde cualquier lugar con conectividad. El moderador es capaz de ver a los usuarios que integran la videollamada, pero al apagar sus cámaras y micrófonos pierde el control absoluto de su actividad.

El nombre de usuario en una plataforma de videoconferencias podría significar la presencia de alguien, o su fiel atención al ordenador, pero en realidad puede que no lo esté; algunos quizá se encuentran en la cocina o recostados en su habitación. 

La tecnología brinda la posibilidad de ejecutar múltiples acciones en tiempo simultáneo, lo cual se ha convertido en un desafío para las empresas que mantienen un esquema laboral home office, por lo que, tener un control de presencia laboral es primordial para alcanzar la productividad deseada en tu empresa. 

¿Qué es el control de presencia laboral?

Un control de presencia laboral es un mecanismo manual o tecnológico que permite gestionar el tiempo de una empresa. El registro de días, horas y periodos de trabajo de los trabajadores es una de sus funciones destacadas, a partir del cual se pueden identificar fortalezas y debilidades para la correcta operatividad organizacional. 

Por lo regular, los responsables de RRHH son quienes llevan el control de presencia, necesario para la planeación de asuntos relacionados con la plantilla laboral, como vacaciones, días de descanso, bonos de productividad y aumentos salariales. 

¿Cómo beneficia la implementación de un control de presencia laboral?

Implementar un control de asistencia en tu empresa es sustancial hoy en día, al permitirte gestionar de manera sencilla el tiempo de actividad de tus empleados en medida de las jornadas laborales. 

La información obtenida mediante un control de presencia laboral brinda datos cuantificables y verificables, de manera que puedan ser revisados y analizados múltiples veces por el personal de RRHH. 

También, la asignación de nuevas tareas y días de descanso son algunas decisiones que pueden tomarse con conciencia a través de este registro, encaminadas a la planificación familiar y personal del empleado fuera del horario laboral. Esto se traduce en un mejoramiento del ambiente laboral y la relación entre el trabajador con los distintos integrantes de la empresa. 

Otras de las ventajas del control horario es la regulación de horas extra de tu empresa, que de acuerdo a la normativa legal, implican recursos monetarios adicionales para las organizaciones. Al no tener un mecanismo que regule su conteo, puedes tener complicaciones jurídicas en tu modelo de negocio. 

Sumado a lo anterior, el control de presencia laboral es un recurso que favorece el cumplimiento de los derechos laborales, la flexibilidad horaria y las cargas de trabajo justas para los trabajadores. 

¿Cómo elegir el control de presencia laboral adecuado?

Los modelos de trabajo híbrido han impulsado la utilización de recursos tecnológicos para la facilitación de tareas empresariales. Sin embargo, cada empresa debe adoptar estas herramientas en función de sus necesidades y objetivos. 

A continuación, haremos hincapié en los distintos tipos de control de presencia laboral, para que conozcas las bondades, similitudes y desventajas de cada uno. 

Control de presencia por tarjeta

Las tarjetas electrónicas o en papel son un recurso comúnmente utilizado en las empresas tradicionales, en el que bastaba con colocarlo a la hora de entrada y salida para verificar el cumplimiento horario del trabajador. 

Pese a su funcionalidad, las tarjetas son susceptibles de maltratos, extravíos o intercambios o falsificaciones, por lo que a pesar de ser relativamente “prácticas”, también debes considerar el costo de inversión en renovaciones, cambios y cancelaciones. 

Control de presencia biométrico y huella

El control de presencia biométrico es un sistema de seguridad digital que funciona mediante características físicas únicas de cada ser humano, como la huella dactilar, el iris o la voz. 

Basta con que el empleado se coloque frente al dispositivo, lo toque o mire, para que el mecanismo detecte su identidad. Dentro de las ventajas se encuentra la prevención de fraudes, el bajo costo de mantenimiento y la no utilización de contraseñas. 

Son funcionales, pero en el esquema de teletrabajo pueden no serlo, al requerir la presencia de los empleados. 

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Control de presencia por software

El software de control de presencia está construido mediante un programa informático, que puede alojarse en la nube para el registro de los empleados desde cualquier lugar, incluso desde el móvil. 

Entre sus bondades se encuentra la reducción de costos operativos y tiempo, gracias a la automatización de sus funciones. Algunos te brindan la posibilidad de generar informes en distintos formatos para su descarga. 

En PVY Tecnología podemos brindarte la información necesaria antes de integrar cualquier control de presencia. Conócenos y toma el control del tiempo en tu organización.