En el mundo empresarial, las decisiones más exitosas se toman de manera precisa, con su justo espacio de flexibilidad y con la supervisión adecuada para poder cumplir los objetivos estratégicos. Ser competitivo hoy día, es realizar este proceso en un periodo de tiempo corto.
¿Cómo podemos tomar decisiones concretas, en poco tiempo, si al pensar en tomar una decisión empresarial nos enfrentamos a una gran cantidad de variables?
En estos casos, la herramienta que ha demostrado ser invaluable para la toma de decisiones es el Cuadro de Mando Integral. En este artículo explicaremos qué es, para qué sirve, sus elementos clave y cómo lo podemos integrar con un sistema más que fortalezca la gestión empresarial.
¿Qué es y para qué sirve el Cuadro de Mando Integral?
Si cada área de tu empresa genera información, tiene un ritmo específico, un personal a cargo, ¿Cómo podemos asegurarnos de que todo funcione como debería?, ¿cómo se pueden determinarlos ajustes y los cambios para lograr los resultados esperados?
Un Cuadro de Mando Integral reúne toda la información en un solo lugar. Es una herramienta y metodología de gestión que permite alinear los objetivos de la empresa con las actividades diarias para así evaluar el rendimiento en función de indicadores clave de rendimiento (KPIs).
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Al recopilar indicadores numéricos o gráficos en tiempo real, proporciona una perspectiva general del estado de la organización.
Los cuadros de mando tradicionales se basaban en su totalidad en datos financieros y eran realizados trimestralmente, actualmente, esto representaría una limitante en la capacidad de la gerencia a tomar decisiones o anticiparse a las tendencias del mercado. Estas limitaciones surgen del hecho de que dichos datos representan el pasado y no las operaciones del día a día, ante eso las características principales de un Cuadro de Mando integral destacan por:
- • Ofrecer un enfoque integral de la empresa
- • Facilitar la comunicación interna de los datos
- • Permitir alinear la estrategia empresarial con todos los niveles de la empresa.
- • Habilitar a directivos y gerentes a tomar decisiones con datos actualizados
Para conocer un poco más sobre el alcance de esta herramienta, exploremos los elementos que componen a un Cuadro de Mando Integral.
¿Cuáles son los elementos de un Cuadro de Mando Integral?
Previamente, hablamos de la capacidad que tiene un CMI (Cuadro de Mando Integral) para presentar la información de tu empresa, principalmente esta información se concentra en interrelacionar 4 perspectivas:
- Perspectiva financiera: Aspectos financieros como ingresos, costos, rentabilidad y flujo de efectivo.
- Perspectiva del cliente: Evalúa la satisfacción y lealtad del cliente, así como la percepción de la marca y la calidad del servicio.
- Perspectiva de procesos internos: Enfocado en la eficiencia y efectividad de los procesos internos de la organización, identificando áreas de mejora y optimización.
- Perspectiva de aprendizaje y crecimiento: Examina la capacidad de la organización para aprender, innovar y crecer, incluyendo el desarrollo de habilidades y la adquisición de recursos.
Cada perspectiva es una oportunidad de crecimiento dentro de la empresa, que al ser monitoreada por KPIs permitirá medir el progreso.
¿Cómo delimito un indicador de rendimiento o KPI?
Los parámetros o métricas que indican si las perspectivas de una organización están funcionando, según lo previsto o si necesitan ajustes, son útiles también para detectar las causas o variaciones en cada área.
Una vez establecidos, los indicadores deben de medirse con frecuencia para poder representar el estado actual y con el tiempo poder hacer proyecciones.
Algunos ejemplos de KPIs que se incorporan en un Cuadro de Mando Integral son:
- >> Flujo de caja y valor agregado.
- >> Reconocimiento de marca por parte de los clientes.
- >> Tiempo de fabricación o costo de desarrollo.
- >> Satisfacción de los empleados y productividad de los trabajadores.
Cada empresa decidirá qué indicadores incluir en sus cuadros de mando de acuerdo a la relevancia o los objetivos a cumplir por área. Lo cual debe ser el primer paso para desarrollar e implementar un Cuadro de Mando Integral de forma exitosa.
¿Cómo desarrollar e implementar un Cuadro de Mando Integral?
Lo que es medible tiene una oportunidad de mejora, y si todo es medible o en toda área de tu empresa se puede delimitar un indicador de rendimiento, ¿cómo decidimos cuáles priorizar? Aquí te compartimos los pasos para que tu Cuadro de Mando Integral tenga una dirección precisa desde el inicio:
1. Definir misión, visión y valores de la organización
Ten a la mano la misión, visión y valores de la organización, así podrás delimitar de forma concreta a dónde se desea llegar y lo necesario en el presente para lograrlo.
2. Identificar los objetivos estratégicos
No todo se puede realizar al mismo tiempo, para priorizar deberemos enlistar los objetivos de alto nivel o inmediatos que puedan respaldar la misión y visión de la empresa.
3. Seleccionar los KPI´s y sus objetivos
A partir de esa información, elige los indicadores que puedan reflejar el proceso hacia esos objetivos, establece metas claras y alcanzables.
4. Recopilar y analizar los datos
La observación y análisis son vitales, una vez se generen los datos relevantes no deben solo acumularse, se debe comenzar a evaluar el progreso y a registrar acciones significativas o movimientos inusuales registrados.
5. Desarrollar el tablero de instrumentos del CMI
A veces los números podrían no parecer tan impactantes, por eso el CMI es un gran aliado porque permite crear un tablero visual que muestre los indicadores y percibir con gráficas el seguimiento en tiempo real del desempeño a evaluar.
6. Monitorizar, evaluar y modificar
La constancia lo es todo. Conforme la recopilación y análisis de datos continúe, se deberá proseguir con revisiones y ajustes en el CMI para garantizar que los datos son relevantes para lograr los objetivos estratégicos.
La gestión empresarial, al ser un proceso complejo, puede beneficiarse de más herramientas que le ayuden a fortalecer sus procesos, como el siguiente sistema clave para lograr mayores avances en conjunto con el Cuadro de Mando Integral.
Fortalece la gestión empresarial integrando el Sistema de Control Horario
Un Cuadro de Mando Integral, te dará una perspectiva financiera, de procesos internos, de aprendizaje y crecimiento así como de la satisfacción o lealtad del cliente, pero podrás tener una mayor optimización de flujos de trabajo y aumento de productividad cuando tomes decisiones estratégicas si incorporas un Sistema de Control Horario.
Esto porque si bien el Cuadro de Mando Integral te puede ofrecer una perspectiva de procesos internos sobre si es eficiente o efectivo lo que ocurre al interior de tu organización y en qué se está acertando o cometiendo fallos, el Sistema de Control Horario te permitirá una mejor gestión de recursos humanos.
Si se han de tomar decisiones estratégicas que impacte a los trabajadores, se tomará esta nueva ruta con datos reales sobre el comportamiento y rendimiento del equipo de trabajo, así la asignación de recursos y tiempos será más efectiva. Además, otros beneficios relevantes del Sistema de Control Horario son el facilitar la gestión de nóminas, control de asistencias, seguimiento de ausencia y la tranquilidad de verificar que se cumplan las normativas laborales vigentes.
En conjunto con el Cuadro de Mando Integral, se alinearán los objetivos, con indicadores y a su vez con el manejo de los recursos humanos. Monitorizar y decidir a partir de datos reales es una práctica de gestión que permite a las empresas posicionarse mejor para alcanzar sus objetivos y mantener su competitividad en un entorno empresarial tan dinámico como el de hoy en día.
Contáctanos, en PYV Tecnología te ayudaremos a optimizar la gestión de tu fuerza laboral y alcanzar el éxito empresarial con un Sistema de Control Horario de acuerdo a tus necesidades.
