La reducción de la jornada laboral cada vez es más popular en muchas partes del
mundo, sobre todo en Europa y América del Norte. En España, por ejemplo, se está
considerando reducir la jornada a 4 días laborales en vez de 5. Pese a todos los
beneficios contemplados en varios artículos, no es de sorpresa que estas noticias
asusten a los directivos y responsables de las organizaciones, especialmente aquellas
que proveen servicios a los clientes.

Por ello, es esencial para las organizaciones facilitar la información sobre la jornada
laboral de los empleados ya que midiendo los tiempos empleados en su trabajo se
puede incrementar la productividad. Para esto, lo más apropiado es contar con un
software que automatice estas tareas y dejar que la digitalización ayude al
departamento de Recursos Humanos.

Personalización del software de Control de Tiempos y Asistencia

La digitalización de los procesos del departamento de Recursos Humanos de las
organizaciones cada vez es más útil y está más presente para grandes, medianas y
pequeñas empresas. La razón más notable y general es que permite mejorar la
eficiencia y productividad del departamento de Recursos Humanos al no tener que
emplear tiempo en tareas que se pueden automatizar ó facilitar con un software.
Gracias a ese tiempo ganado, podrán facilitar la gestión del desempeño de los
empleados y dedicar ese tiempo a otras tareas.

En este tipo de softwares, se pueden visualizar todo tipo de datos relacionados al
personal, lo que procurará a los responsables una visión global de los datos y les
favorecerá a la hora de tomar decisiones relacionadas con los empleados y su
desempeño.

Ya sabes lo que dicen, lo que no se puede medir no se puede controlar, y es esencial para los departamentos de recursos humanos tener todos los aspectos relacionado al tiempo de los empleados para abrir la puerta a nuevas iniciativas, mejoras en su bienestar, dar cuentas a los directivos y sobre todo que la reducción de la semana laboral no se vuelva un enemigo.

¿Qué aspectos deben ser personalizables para facilitar la gestión de RRHH en la organización?

• Todos los aspectos de la jornada laboral de los empleados para que el tiempo
  real sea lo más parecido posible a la jornada teórica.
• Los niveles de acceso a la información dentro de la plataforma de gestión de
  presencia para garantizar la seguridad.
• Las pantallas para visibilizar la información necesaria y facilitar la gestión de
  presencia.
• Los datos para exportar al conectar con la nómina.
• Pre-establecer las causas de incidencias más comunes para ahorrar tiempo.
• Los informes para estudiar los datos de presencia de la organización.
• Los plug-ins adicionales necesarios en la organización para centralizar la gestión
  de RR.HH.

Aspectos de la Jornada Laboral

Para que la jornada laboral real sea lo más próxima posible a la jornada teórica,
debemos medir exactamente los tiempos empleados y así aprovechar al máximo los
recursos laborales de la organización. Teniendo esta información podremos
personalizar el software de control de tiempos adaptándolo completamente a la
organización, sea del sector que sea.

Los aspectos de la jornada laboral que se deben personalizar en un software de RR.HH.
son:

• Horarios:
  • Debes poder establecer en el software horarios rígidos, flexibles ó compensados por si tu organización utiliza diferentes horarios para los empleados.
  • Dentro de cada horario, asigna tiempos de entradas, salidas y descansos en la jornada.

• Calendarios:
  • Para diferentes sedes en diferentes localizaciones geográficas y así tener la gestión centralizada.
  • Para empleados con diferentes tipos de jornadas.
  • Para empleados con turnos, como turnos rotatorios.
  • También deberá existir la posibilidad de poder personalizar el calendario cada periodo.
• Turnos:
  • Establece los turnos para los empleados y establece los criterios de cálculo para automatizar la tarea.
• Días especiales:
  • Dependiendo de donde se ubique tu organización, tendrás ciertos días especiales ó días de fiesta en los que los empleados librarán y debes tenerlo contemplado.
  • También puede haber diferentes días especiales para las sedes de tu organización.

Niveles de Acceso al software

Para que el software sirva a la organización, este deberá poder ser visualizado por
todos los empleados de la organización. Esto debe pasar sin comprometer la seguridad
de la información, por lo que deben existir niveles de acceso predeterminados ó
personalizables con los que los empleados puedan visualizar la información que les
corresponde en función a su labor.

Por ejemplo, un supervisor deberá poder contemplar los aspectos de la jornada laboral
de su equipo tanto como los suyos propios. Sin embargo, un miembro de su equipo
debería visualizar únicamente sus datos, por lo que los niveles de acceso del software
de control de presencia deberían ser personalizables.

Pantallas de información

La información que se visualiza en la pantalla principal del software deberá ser la que
sirva a cada persona. Por ello, las pantallas de visualización principales del software de
gestión de presencia deben ser personalizables para que cada persona contemple la
información que le facilite la información.

Conectar las horas trabajadas con la nómina

Muchas organizaciones remuneran a sus empleados en base a las horas trabajadas,
por lo que este tiempo debe ser lo más próximo a las horas teóricas acordadas para
asegurar la inversión de la organización. Para ello, el software de control de presencia
debe poder aportar la información precisa al software de gestión de nómina.

Prevé las incidencias más comúnes

Las incidencias interrumpen el tiempo de trabajo, y si son recurrentes, es imprescindible tenerlo contemplado en el software de control de presencia para ahorrar tiempo. En el software, deberá poder justificar una incidencia en el momento que se conoce sin necesidad de introducirla en el momento en el que ocurre.

Para ello, podrá establecer las incidencias más comunes que existen en la organización, o prevenir las que se crea que van a ocurrir, como son tiempos de desplazamiento a un cliente, visitas médicas, tiempos de lactancia, etc.
Los empleados podrán introducir estos motivos en el software y los responsables podrán validar la incidencia y visualizarla en el día que ocurre.

Consulta informes útiles

Con el software de control de presencia, también deberá poder exportar informes con
los datos que se requiera en el momento. Por lo tanto, la información que se deba
exportar para estos informes deberá ser personalizable par que sirva a la organización
y sus procesos.

Conecta todos los plug-ins que necesite la organización

Los plug-ins son muy útiles cuando la organización tiene varias áreas que gestionar y
desea hacerlo desde un mismo lugar. Un ejemplo de ello, podría ser la gestión del comedor ó las visitas, la planificación de turnos ó la petición y validación de vacaciones.

¿Cómo te ayudamos?

Con Zeit Software Control de Tiempos y Asistencia, podrás disfrutar de un software
totalmente personalizable y además podrás hacerlo de la mano del equipo PYV y aprender a gestionarlo para ahorrar tiempo y mejorar la productividad en tu organización.
Se adapta completamente a la organización para que se asegure la inversión de tiempo y personal.

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podrás lograr una gestión global de tu organización, teniendo una visión en conjunto
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