Cuando se administra una compañía, la capacidad de tomar buenas decisiones es una cualidad indispensable, sin embargo, para que esto pueda ocurrir es necesario contar con los instrumentos y mecanismos que te ayuden a obtener siempre información imparcial, amplia y específica sobre cada aspecto del negocio, por ello es fundamental contar con informes de empresa que sean efectivos. 

En un mundo tan competitivo como en el que vivimos, cada vez se genera más información, misma que al ser interpretada y contextualizada se convierte en conocimiento. Mientras mejor conozcas tu organización y todo lo que acontece en ella, mejor será tu capacidad de tomar decisiones acertadas. 

¿Qué son los informes de empresa y para qué sirven?

Cuando hablamos de informes de empresa nos referimos a los documentos que se realizan para interpretar una serie de datos previamente recabados, esto con el objetivo de conocer, evaluar y contrastar uno o varios aspectos de la vida operativa, administrativa o comercial de la empresa. 

Para que un informe sea efectivo debe ser presentado de manera clara, concreta y totalmente entendible por parte de las personas a quienes va dirigido. 

Sin embargo, los pilares que soportan a un buen informe son: la imparcialidad, el enfoque y el contexto. Un documento sin estos principios, no sólo es ineficiente, sino que también es peligroso, ya que puede provocar perspectivas equivocadas, mismas que te lleven a tomar decisiones que afecten a tu negocio.

¿Qué importancia tienen los informes para la gestión empresarial?

Una frase de la sabiduría popular dice que no se puede mejorar lo que no se puede medir, y eso es muy cierto. La importancia de los informes de empresa radica en la capacidad de establecer métricas que te permitan diagnosticar el estado de la empresa, en sus distintos rubros, para posteriormente establecer mecanismos y tomar medidas que conlleven a la mejora colectiva. 

Los informes son entonces instrumentos que te ayudarán a calificar, no sólo la realidad de la compañía, sino que también te acompañarán durante todo el proceso de optimización para lograr el crecimiento de la misma. 

Dicho de otra forma, estos reportes son  imprescindibles en cualquier toma de decisiones dentro de una empresa, por ello es necesario contar con métodos que te permitan generar informes imparciales, concretos, contextualizados y fácilmente entendibles.

¿Cuál es el objetivo de un informe empresarial?

Como ya lo adelantamos, el enfoque de los informes de empresa es fundamental, ya que es esto lo que te permitirá cumplir con el objetivo de cada uno de estos instrumentos. 

Mientras más específico sea un informe, mayor será el rango de conocimiento que aporte sobre algún aspecto. Si bien hay reportes que ayudan a brindar una perspectiva general, aún en esos casos es importante fijar claramente el objetivo, es decir, los factores que se desea analizar, para enfocar el ejercicio en la dirección correcta. 

El objetivo de los informes puede ir, desde monitorear datos y medir resultados, hasta optimizar procesos y elaborar planes empresariales, por ello es muy importante preguntarse qué es lo que se desea conocer y en qué condiciones, antes de elaborar los reportes.

Tipos de informes de empresa más usados 

Cuando se cuenta con herramientas digitales de procesamiento de información, se pueden realizar informes tan configurables y personalizables como se pueda imaginar, sin embargo, aquí te presentamos algunos de los más utilizados en el mundo empresarial. 

Informes financieros: 

• Informe de flujo de caja
• De facturación
• De cuentas por pagar y cobrar
• De activos 

Informes de ventas: 

• Reportes periódicos de ventas
• Informes de embudo
• Balance de mercadotecnia
• Análisis de rendimiento 

Informes de Recursos Humanos: 

Los informes de empresas desempeñan un papel esencial en la evaluación de los KPIs de RRHH al proporcionar información detallada y precisa que permitirá tomar decisiones estratégicas. Entre los informes más relevantes encontramos:

• Informes de plantilla: Son aquellos que muestran datos sobre el personal con el fin de valorar varios aspectos como la edad promedio, las posiciones o cualquier otro elemento que sea importante para la gestión.
• Informe de nómina: Aunque también tiene un impacto financiero, el informe de nómina es uno de los más utilizados en la gestión de Recursos Humanos, ya que ayuda a conocer y entender los movimientos de la plantilla de la empresa, así como el presupuesto que se requiere mes con mes para el pago de salarios y prestaciones.
• Informes de rotación de personal: Los cambios constantes en el equipo de trabajo puede perjudicar seriamente la eficiencia de la empresa, por eso este tipo de reportes son de gran importancia para evitar la rotación de personal excesiva.
• Informes de puntualidad y absentismo laboral: Se trata de uno de los más utilizados, ya que medir la puntualidad y asistencia es una de las labores que más tiempo le lleva al equipo de Recursos Humanos cada mes, y tiene implicaciones económicas, tanto como operativas.  

¿Cómo crear informes empresariales más efectivos?

Para que los informes de una empresa sean efectivos y ayuden a brindar conocimiento en la toma de decisiones, es fundamental que cuenten con información completa y actualizada, misma que sea presentada de forma ágil y fácil de entender.

Una de las mejores formas para generar informes que cumplan con sus objetivos, es contar con herramientas digitales que permitan recopilar, albergar y procesar grandes cantidades de información, conocidas como big data. 

En la actualidad existen instrumentos tecnológicos que se especializan en cada aspecto del negocio, tal es el caso del CRM, que te ayuda a producir excelentes reportes de ventas y otros aspectos comerciales, o el ERP, un planificador de recursos que es de gran utilidad para los informes administrativos. 

Aunque estos programas abarcan diversas funcionalidades, existen ciertos aspectos específicos que requieren algunas organizaciones que no se incluyen, un ejemplo de esto es SAP.

Este ERP es un sistema que unifica diversos elementos de una empresa, desde financieros hasta RRHH, lo cuál ha hecho que sea adoptado por un amplio sector, no obstante, en el caso de recursos humanos se queda corto en necesidades específicas como un registro de horas trabajadas. 

En este caso, la solución es la integración de otra herramienta al sistema como un Control de Asistencia que permitirá centralizar la información y generar informes personalizados con un margen de error muy corto, ya que su sistema automático te ayuda a minimizar la injerencia humana. 

En PYV somos especialistas en soluciones estratégicas para las empresas, contamos con el mejor software especializado en Control de Asistencia, Control de Accesos y Control de Producción, con los que realizarás los más efectivos informes para la empresa. 

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