A mayor claridad, mayor eficacia. Una idea que sostiene muchas áreas de las empresas, desde procesos, comunicación interna y también el departamento de Recursos Humanos. ¿Te has preguntado cuánto tiempo, recursos y esfuerzos pierdes por no tener claro algo que pareciera obvio, como las funciones y responsabilidades de cada persona en tu equipo?

Si hicieras una revisión, te sorprenderías de los resultados y todas las decisiones o aspectos que pudieron resolverse con prontitud si las funciones de cada quién estuviesen claras. Si quieres optimizar tus recursos humanos, los organigramas son ese as en tu manga que brindarán un panorama  preciso y ayudarán a ajustar tiempo, recurso o actividades.

¿Qué es un organigrama de una empresa?

Un organigrama es una representación gráfica de cómo está estructurada la empresa. Ilustra cómo se distribuyen las responsabilidades y las relaciones jerárquicas dentro de la organización, mostrando quién reporta a quién y cómo se agrupan las diferentes funciones y departamentos.

El objetivo principal del organigrama de una empresa es proporcionar una visión clara y estructurada de la organización. Entre sus funciones destacan:

• ● Clarificación de roles y responsabilidades: Ayuda a los trabajadores a entender sus propias funciones y las de sus compañeros, lo que reduce la confusión y mejora la eficiencia.
• ● Mejora de la comunicación: Delimita claramente una línea de reporte, mejora la comunicación interna y la coordinación entre departamentos.
• ● Apoyo a la toma de decisiones: Proporciona a los líderes empresariales una visión clara de la estructura organizativa, facilitando la planificación y la toma de decisiones estratégicas.
• ● Gestión de recursos humanos: Ayuda en la planificación y gestión del personal, identificando las necesidades de contratación y las oportunidades de desarrollo profesional.
• ● Facilita la implementación nuevos sistemas con mayor facilidad: Al tener claro el organigrama, las empresas pueden implementar nuevos sistemas, como un sistema de control de acceso, de manera más fácil y eficiente. Esto se debe a que el organigrama ayuda a identificar los roles y funciones que necesitan permisos específicos dentro del sistema.

Tipos de organigramas empresariales

Cada organización tendrá sus necesidades específicas sobre cómo representar las jerarquías entre los trabajadores y por eso, el organigrama también se presenta como una herramienta flexible ya que existen varios tipos de organigramas, cada uno adecuado para diferentes estilos y necesidades organizativas. Los más comunes son:

Organigrama funcional:

Este tipo divide la organización en departamentos basados en funciones específicas, como marketing, ventas, finanzas, etc. Cada departamento está encabezado por un gerente que reporta a la dirección.

Organigrama jerárquico:

Conocido como piramidal, muestra una estructura en la que cada nivel de la jerarquía está subordinado al nivel superior. Es ideal para organizaciones que desean mostrar con claridad la cadena de mando.

Organigrama matricial

Combina aspectos de los organigramas funcionales y de proyecto, permitiendo a los empleados reportar a más de un supervisor. Esto facilita la gestión de proyectos complejos que requieren la colaboración de diferentes departamentos.

Organigrama plano o horizontal

Se tienen  pocos niveles jerárquicos entre la alta dirección y los empleados. Es común en startups y empresas tecnológicas que buscan fomentar la agilidad y la innovación.

Organigrama circular

Representa la estructura organizativa en forma de círculos concéntricos, donde el nivel más alto está en el centro y los niveles inferiores se expanden hacia afuera. Este diseño enfatiza la igualdad y la colaboración.

Elementos clave de un organigrama empresarial

Para que un organigrama sea efectivo y te ayude a colocar todas las cartas sobre la mesa, es importante que incluyas estos elementos clave:

• >> Título y nombre de la empresa: Para identificar claramente a qué organización pertenece el organigrama. Una formalidad que es mejor no obviar.
• >> Cargos y nombres de los empleados: Incluye los títulos de los puestos y, en algunos casos, los nombres de los ocupantes actuales.
• >> Líneas de reporte: Utiliza líneas para conectar los puestos y mostrar las relaciones jerárquicas y de dependencia.
• >> Departamentos y unidades funcionales: Define claramente los diferentes departamentos o unidades funcionales dentro de la empresa.
• >> Niveles jerárquicos: Indica los distintos niveles de autoridad y responsabilidad, desde la alta dirección hasta los empleados operativos.

¿Cómo se realiza el organigrama de una empresa?

Ya tienes la información lista y ¿no sabes por dónde empezar? Elaborar un organigrama puede parecer una tarea compleja, pero si sigues estos pasos podrás simplificar esta tarea considerablemente.

1. Define la estructura organizativa

Antes de comenzar a trazar un organigrama, es esencial tener una comprensión clara de la estructura organizativa actual. Esto incluye identificar todos los departamentos, funciones y puestos de la empresa.

2. Recopila información

Reúne la información necesaria sobre cada departamento y puesto, incluyendo títulos de trabajo, responsabilidades y relaciones jerárquicas. Para obtener una visión precisa, entrevista a los líderes de cada área.

3. Selecciona el tipo de organigrama

Decide cuál de los tipos de organigrama se adapta mejor a tu organización. Esto dependerá del tamaño de la empresa, su estructura y sus necesidades específicas.

4. Diseña el organigrama

Utiliza herramientas de software como Microsoft Visio, Lucidchart o incluso programas básicos como PowerPoint o Canva para diseñar el organigrama. Comienza con la alta dirección y desciende por los niveles jerárquicos, añadiendo departamentos y puestos según sea necesario.

5. Revisa y ajusta

Una vez completado el diseño inicial, revisa el organigrama con los líderes de la empresa para asegurarte de que toda la información sea correcta y esté actualizada. Realiza los ajustes necesarios.

6. Implementa y comunica

Distribuye el organigrama a todos los empleados y asegúrate de que todos comprendan su estructura y las relaciones jerárquicas. Es útil mantener el organigrama accesible, por ejemplo, en la intranet de la empresa o en un documento compartido.

7. Actualiza regularmente

La estructura organizativa puede cambiar con el tiempo, por lo que es importante revisar y actualizar el organigrama periódicamente para reflejar estos cambios.

Un organigrama de una empresa no es solo un diagrama estático que se guarda en un cajón; es una herramienta dinámica que puede ser utilizada para mejorar la seguridad de tus recintos. Al definir claramente la estructura jerárquica y las responsabilidades de cada empleado, el organigrama puede ayudar a:

>> Controlar el acceso a áreas restringidas

El organigrama puede servir como base para establecer un sistema de control de acceso, donde solo los empleados autorizados tengan acceso a áreas específicas. Esto puede ayudar a prevenir robos, sabotajes y otras amenazas a la seguridad.

>>  Gestionar permisos y accesos

Basándose en la posición y el departamento de cada empleado, el organigrama puede ser utilizado para asignar permisos y accesos específicos a sistemas informáticos, datos confidenciales y otros recursos. Esto ayuda a garantizar que solo las personas con las necesidades adecuadas tengan acceso a la información y los recursos que necesitan.

>> Mejorar la comunicación y la coordinación

Un organigrama claro y actualizado puede mejorar la comunicación y la coordinación entre los diferentes departamentos y niveles de la empresa. Esto puede ayudar a identificar y resolver problemas de seguridad de manera más rápida y eficiente.

Establecer protocolos de seguridad: El organigrama puede ser utilizado para establecer protocolos de seguridad claros para diferentes situaciones, como emergencias, intrusiones o pérdida de datos. Esto ayuda a garantizar que todos los empleados sepan qué hacer en caso de una amenaza a la seguridad.

Es importante que consideres que la seguridad es un proceso continuo que requiere una evaluación y actualización constante, y en PYV Tecnología podemos acompañarte en este proceso brindándote las herramientas adecuadas para facilitar la gestión de tu organización. ¡Contáctanos!