Una organización pasa por diferentes situaciones o distintos problemas. Es por ello que un análisis de la situación actual de la compañía, así como la disposición de información para saber qué fondos se necesitan en distintos escenarios, convierten a la planificación y control financiero en una herramienta esencial para la salud financiera de una compañía. 

Actualmente, las compañías deberían de llevar a cabo sus operaciones a través de ciclos monitorizados, guiados con planes estratégicos, donde se establecen periodos de tiempo para cumplir los objetivos previamente establecidos, de lo contrario la salud financiera de una compañía puede verse afectada.

A continuación analizamos los pasos, medidas y límites que tiene que establecer una empresa para alcanzar sus objetivos financieros y estratégicos para saber la importancia de  una óptima  planificación y control financiero.

¿Qué es la planificación y el control financiero en una empresa?

Es un proceso estratégico donde se engloban una serie de elementos de la información financiera y los números de la empresa.

Un plan financiero no es lo mismo que un plan estratégico o un plan de negocios. Una planificación financiera engloba los elementos necesarios para tomar decisiones del ámbito económico y financiero. Esta planificación, normalmente, se integra o queda reflejada en un documento como, por ejemplo, un plan estratégico o un plan de negocio. 

¿Cómo hacer o crear una planificación financiera correctamente?

La planificación y control financiero tiene un carácter estratégico, no solo son documentos con cifras o gráficas, sino que tiene un componente que aporta la cuantificación de la estrategia de toda la empresa. A continuación te enlistamos las etapas para realizar una planificación: 

• Análisis del contexto: para saber por dónde iniciar, es fundamental conocer la situación financiera de la organización. Hay que analizar de manera detallada y definir el crecimiento, consolidación, reestructuración y el entorno que refleja su balance, así como los resultados.

La organización debe de tener muy claro qué quiere conseguir en los siguientes años y plasmarlo de manera económica. Así se conocerá cómo se modificará la solvencia, rentabilidad y liquidez, entre otras variables estratégicas. De esta manera,  a través de datos y estudio, se determina la viabilidad, obteniendo un mayor control.

• Establecimiento de la inversión y su procedencia: aquí, prácticamente, se determina cómo será el balance de la empresa en los siguientes años, se precisan la cantidad de fondos necesarios. Además, se establece cómo se van a conseguir, los costos y el impacto que tendrán en las finanzas de la empresa, por lo que se tienen que tomar en cuenta las siguientes variables de fondos: 
  • Propios: aportaciones recientes de capital o con reservas si es que existen.
  • Ajenos: fondos provenientes de terceros, aquí es necesario conocer fondos necesarios, coste y el tiempo de devolución.

• Ingresos y gastos a generar: tanto los ingresos, como los gastos, requieren un control sistematizado, pues cualquier desfase afecta la estructura de la organización. De esta manera se define la necesidad de recursos, verificando, al mismo tiempo, si se cumple con los objetivos tomando en cuenta costos e ingresos. 

• Trasladar el plan financiero a distintos escenarios: crisis económicas, inflación, subidas de los diferentes tipos de interés, de materias primas y más, son solo algunos factores externos que una empresa está expuesta. Por ello la importancia de trabajar sobre un escenario central. También es importante para crear planes de contingencia ante estos escenarios y poder tener un control total sobre el plan financiero

De lo contrario, trabajar con una predicción muy comprometedora o pesimista puede llevar a una toma de decisiones radicales. Esto genera una interrupción en la actividad, cambios en el modelo de negocio y más. 

¿Por qué debes hacer una planificación financiera e incluir los sistemas funcionales de la organización?

La planificación y control financiero es fundamental para tomar decisiones correctas, así como del crecimiento y protección del patrimonio del negocio. Es importante que la implementación de un plan estratégico derive en un plan financiero, ya que esos objetivos deben de tener costos y beneficios asociados.

Dentro de estos sistemas funcionales están: los sistemas de planificación y Control de Asistencia de los empleados, el Control de Accesos para velar por la seguridad de tu recinto, el sistema de Comunicaciones que se encarga de alinear todos esos sistemas, y sistemas más específicos de cada industria cómo puede ser un Control de Producción. A veces nos olvidamos de incluir estos sistemas en nuestra planificación financiera, y aunque nos funcionen perfectamente o no tengamos planteado cambiarlos, hay que revisar su función para que no surjan imprevistos, y ¿Por qué debemos incluir estos sistemas específicamente?

• Sistema de Control de Asistencia: Este sistema es fundamental a la hora de controlar y planificar la actividad laboral del equipo de nuestra organización. Nos ayuda a vincular los tiempos de trabajo con el salario correspondido de cada persona
• Sistema de Control de Accesos: Es fundamental tener en cuenta la seguridad de nuestro recinto, ya que pueden surgir necesidades que no teníamos planeadas. Si ya tenemos un sistema implantado, deberíamos entonces tener en cuenta un plan de contingencia financiero en caso de que fuésemos a cambiarlo o a contratar un mantenimiento para gozar de más tranquilidad.
• Sistema de Comunicaciones: A veces, al no tener mucho conocimiento sobre estos sistemas, no le damos la importancia que tienen. Seguro que si preguntamos a nuestro departamento de TI siempre tienen mejoras que hacer, ó archivos y cuentas que vincular. Para esto te recomendamos tener una reunión con ellos sobre estos temas para que no se nos pasen por alto en la planificación financiera
• Sistemas más específicos: Por ejemplo, en una fábrica, el control de producción es crucial a la hora de optimizar tiempos de manufacturación y entrega de pedidos, en otras palabras: ahorrar costes asociados. Debemos tener en cuenta cualquier sistema que nos ayude a automatizar las actividades más específicas de nuestro sector para lograr este objetivo

Puntos clave para lograr una planificación y control financiero eficiente sin olvidarte de los sistemas internos

Las organizaciones tienen que estar preparadas para el peor de los escenarios y así plantear distintas soluciones. Proteger las finanzas de una organización es fundamental para alcanzar la continuidad de negocio. En PYV Tecnología te decimos algunos puntos clave para lograrlo:

• La planificación y control financiero se inician con la preparación de los pronósticos financieros junto con los escenarios predictivos de los gastos de producción e ingresos propios provenientes de las ventas.

• Esta planeación es el punto de partida para las proyecciones y objetivos empresariales. Por ello la importancia de su análisis en todos los componentes implicados, proyectos de todos los presupuestos operativos, entre otros. 

• La planificación y control financiero también es un control de salud, al identificar el rendimiento financiero y su dirección, se puede hacer una medición para una mejor salud financiera de la organización. 

Así, si los valores reales no cumplen con el plan financiero, con un control financiero, puede responder para una mejora de resultados.

El éxito de una empresa depende de diversos factores y la mayoría no se pueden controlar. Por lo que el uso de este tipo de controles planificados ayuda a reducir riesgos, a partir de elementos fundamentales para la operatividad cotidiana de las organizaciones. 

De esta manera se mantiene un control financiero real en el que se identifican y señalan las causas de posibles desviaciones. 

En PYV Tecnología te brindamos una plataforma completa para gestionar la información de las áreas funcionales, de tu organización.