Así como el mundo ha cambiado a pasos agigantados gracias a la digitalización, de la misma manera, España ha experimentado una serie de cambios significativos en su legislación laboral en la búsqueda de regular las relaciones de trabajo para que sean justas y equitativas. 

Las modificaciones legislativas han tenido un impacto considerable en la gestión de personal, por lo que las empresas se ven en la obligación de adaptarse a las nuevas normas y a implementar mecanismos que garanticen el cumplimiento legal. 

Un claro ejemplo lo encontramos en la reciente multa de 1,4 millones de euros impuesta por la Inspección de Trabajo a las cuatro grandes consultoras: Deloitte, PwC, KPMG y EY. Dicha multa se debió al exceso de jornada y horas extra no remuneradas, a problemas con Seguridad Social y, principalmente, a no disponer de un registro horario pese a su obligatoriedad desde 2019.

Este caso pone en manifiesto la importancia de cumplir con la legislación vigente, no solo para evitar multas, sino también para garantizar los derechos de los trabajadores. 

A continuación, explicaremos todo lo que tienes que saber sobre el registro horario de los trabajadores para comprender su importancia y tener las herramientas necesarias para implementarlo correctamente en tu empresa.

Registro horario para los trabajadores en España

El registro de horario para trabajadores, más que un instrumento optativo, es una obligación establecida por el Real Decreto Ley 8/2019, publicado en el Boletín Oficial del Estado el 12 de marzo de 2019, por lo que todas las empresas deben implementarlo, con el afán de tener evidencias confiables sobre las horas que una persona trabaja.

Marco legal y obligaciones empresariales

La legislación antes mencionada establece que todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Este debe contener información detallada sobre la hora de inicio y finalización de sus labores, así como de los descansos realizados. Además, se deben registrar las horas extraordinarias, en caso de que se realicen.

El empleador tendrá la obligación de establecer mecanismos que garanticen la integridad y certeza de los datos, independientemente del tamaño o la naturaleza de la empresa.

El registro de horario debe estar disponible para los trabajadores, los representantes legales y la Inspección de Trabajo y deberá permanecer así, al menos, durante los siguientes cuatro años. 

Métodos de registro horario, ¿es legal el registro en papel?

Pese a que el decreto ahonda en diversos aspectos, en lo que respecta al método para llevar a cabo el registro horario carece de información, por lo que queda a consideración de cada empresa optar por un método de registro digital o en papel. 

Es importante destacar que, si bien el registro en papel es legal, el gobierno español no lo considera el método más idóneo y han existido sentencias que penalizan este método por su poca fiabilidad. Por ejemplo, en una sentencia de 2022 se condenó a la empresa Ferrovial Servicios por llevar un control horario impreciso en papel y la obligó a implementar un sistema digital.

Biometría

En el 2023, otro importante hecho trajo consigo aún más cambios a la gestión de personal, ya que se publicó el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que determina a los rasgos biométricos, como “de alto riesgo”, por lo que deben ser “especialmente protegidos”. 

Esta legislación prohíbe que cualquier empresa los utilice como método de identificación, sin embargo, será posible en condiciones específicas, en las que cada compañía deberá probar que no existe un método menos “invasivo” que pueda utilizar, que los datos recabados serán tratados con absoluta confidencialidad y que el giro del negocio amerita verificar la identidad de cada colaborador de manera infalible. 

Dicho de otra forma, si quieres utilizar la ingeniería biométrica en España, deberás consultar a un profesional que te ayude a llevar a cabo un proceso para conseguir autorización por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

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Beneficios del cumplimiento normativo

Cumplir con lo establecido por las leyes en cuanto al registro de horario para trabajadores no solo es una obligación legal, sino que también puede aportar importantes beneficios a las empresas. La transparencia en la gestión del tiempo de trabajo favorece un ambiente laboral más equitativo y contribuye a una mayor eficiencia en la asignación de recursos. 

Además, el registro horario preciso facilita la identificación y corrección de posibles prácticas irregulares, como la realización de horas extraordinarias no remuneradas. Esto fortalece la relación laboral y contribuye a la mejora del clima laboral, lo que, a su vez, puede aumentar la productividad y la retención de talento. 

En otras palabras: al llevar un efectivo control de horario para trabajadores, no solo estarás cumpliendo con la ley, sino que también potenciarás la eficiencia en la operación y administración de tu empresa.

Sanciones por incumplimiento

En caso de no cumplir con lo establecido en el Real Decreto Ley 8/2019, la ley prevé sanciones y  multas, particularmente por no llevar un registro adecuado, las cuales varían según la gravedad de la infracción  y la reincidencia de la misma. El monto a pagar puede ser desde los 60 euros, hasta más de 187 mil euros.

Además, la falta del registro de horario para trabajadores constituye una vulneración de los derechos laborales, lo que podría desencadenar conflictos legales y dañar la operación y la reputación de la empresa.

Registro horario y teletrabajo, ¿qué dice la ley?

Otra de las modificaciones legislativas que debes tener en cuenta es la Ley del Teletrabajo, que entró en vigor en 2021, luego de que la pandemia por COVID-19 obligara a muchas empresas a optar por el homeoffice para seguir operando. 

En el caso del trabajo remoto, la Ley del Teletrabajo, establece la obligación de registrar el inicio y el fin de la jornada de forma veraz y objetiva. 

Además, la Ley del Teletrabajo reconoce el derecho a la desconexión, es decir, que el colaborador debe desvincularse de toda actividad laboral al finalizar su jornada, aun cuando cuente con los medios para seguir realizando sus funciones, ya que esta medida busca proteger los derechos de los trabajadores y evitar la sobrecarga laboral

Métodos eficientes para el registro horario de los trabajadores

Como verás, implementar un método eficiente para el registro de horario para trabajadores es fundamental para cumplir con las obligaciones legales y mejorar la gestión de recursos humanos en la empresa. Entre los métodos más eficaces, que no requieren de ingeniería biométrica, se encuentran: 

• Tarjetas de proximidad: Una excelente opción es usar sistemas automatizados de registro horario, que se valgan de un software especializado y tarjetas con un chip que se comunique por medio de radiofrecuencia. Esta metodología es altamente efectiva y puede integrarse fácilmente con otros procesos administrativos, facilitando la generación de informes y la gestión eficiente de recursos humanos. 
• Herramientas digitales: Para las empresas que trabajan a distancia, el uso de herramientas digitales para el registro horario es esencial. Actualmente, existen aplicaciones móviles y plataformas en línea que permiten a los colaboradores registrar sus horas de forma remota, asegurando un control efectivo y cumplimiento normativo.

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El registro de horario para trabajadores en España es un aspecto primordial en la gestión laboral actual. Las empresas deben comprender y cumplir con las obligaciones legales, adaptándose a los cambios normativos y aprovechando las herramientas tecnológicas en favor de la operación y administración de su negocio. 

En PYV estamos comprometidos con la mejora en la gestión del tiempo en las empresas, por lo que hemos desarrollo soluciones innovadoras para los desafíos actuales de las organizaciones. Nuestras soluciones incluyen: 

Plataforma de Registro Horario: Herramienta intuitiva y fácil de usar que te permite gestionar los turnos y horarios de los trabajadores, registrar la jornada forma precisa, Generar informes detallados, controlar las horas extras y los descansos, entre otras casuísticas de tiempo.

Terminales para fichar la jornada: Los terminales físicos ZEITER permiten el fichar la entrada y salida a través de diversas tecnologías, desde tarjetas contacttless hasta dispositivos Android o iOS.

App para Control Horario: Es una aplicación móvil e intuitiva que permite el fichaje mediante móvil o tableta.

Si quieres implementar un control de horario para trabajadores que sea efectivo, asegúrate de contar con la ayuda de profesionales especializados. Comunícate con nosotros y solicita una asesoría sin costo.