En el mundo actual, la seguridad física de una empresa es tan importante como la seguridad digital. Las intrusiones no autorizadas, el robo de activos y el vandalismo pueden tener graves consecuencias para una organización, por lo que contar con un software de control de accesos fortalecerá la seguridad.
Contar con un software de control de accesos en tu empresa ayudará a recolectar la información que se genera diariamente, lo cual servirá para mejorar la seguridad, optimizar la gestión de recursos humanos y aumentar la productividad de los empleados.
En este artículo te daremos una guía para que conozcas más sobre estas plataformas, su tipología, cómo elegir la mejor y los beneficios que le darán a tu organización.
¿Qué es el Software de Control de Accesos?
Un Software de Control de Accesos es una herramienta que ayuda a gestionar, supervisar, y controlar el acceso de las diferentes áreas con las que cuenta una empresa, así como a la información de la misma. Puede ser validado a través de claves de teclado, tags de proximidad, huella digital o biometría.
A continuación te mostramos algunos beneficios de implementar un software de control de accesos en tu empresa:
- Mayor seguridad. Limitará el acceso tanto a la información confidencial de la empresa, como a las diferentes áreas de esta, para que solo el personal autorizado pueda acceder, evitando el riesgo a intrusiones no deseadas, o vulneraciones en el sistema.
- Integraciones. Existen Software de Control de Acceso que se pueden integrar y complementar por otros, de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa.
- Aumentan la productividad. Ayuda a la optimización de procesos, lo cual contribuye a reducir tiempos de espera y a que los empleados puedan comenzar a trabajar más rápidamente.
- Acceso desde cualquier parte. Toda la información necesaria a un solo clic de distancia. Podrás acceder en tiempo real a los datos alojados en la nube.
- Toma de decisiones informadas. Permitirá tomar decisiones estratégicas que ayuden a evaluar al personal, basados en datos obtenidos a través de los registros diarios del sistema.
Tipos de Sistemas de Control de Accesos
Hay varios tipos de control de accesos, cada uno con características distintas. Antes de elegir uno, es recomendable informarse sobre las diversas opciones disponibles en el mercado. Pero es importante evaluar cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.
>> Sistemas de Control de Acceso Autónomos. Son ideales para situaciones donde solo se necesita un control de acceso básico para una puerta específica. Con un solo lector, podemos registrar a los usuarios autorizados para acceder. Proporcionan facilidad en la instalación y gestión diaria.
>> Sistemas de Control de Acceso en red. Facilitan la supervisión de instalaciones físicas o recursos digitales mediante una red informática conectada a internet, permitiendo el monitoreo a través de dispositivos móviles u ordenadores. Además, registran de manera detallada las operaciones realizadas en el sistema, incluyendo fecha y hora.
>> Hardware complementario necesario. Son aquellos dispositivos necesarios para la implementación de un software de control de acceso, los cuales pueden ser relojes para fichar, dispositivos biométricos, dispositivos móviles, así como terminales de control de acceso.
6 Consejos para elegir un Software de Control de Accesos
Elegir un Software de Control de Accesos puede ser una tarea compleja, especialmente si no se tiene claro cuáles son las necesidades específicas de tu organización. Para ayudarte en este proceso, te presentamos algunos consejos que ayudarán a elegir tu Software de Control de Accesos:
1. Investiga diferentes opciones
Dedica tiempo a conocer las diferentes opciones disponibles en el mercado. Analiza las características de cada sistema, compara sus funcionalidades y evalúa la capacidad de control que te ofrecen.
2. Evalúa el grado de control necesario
Determina si necesitas un control básico en un solo punto de acceso o requieres diferentes niveles de acceso y áreas restringidas.
3. Facilidad de uso
Elige un software intuitivo y fácil de usar tanto para los administradores como para los usuarios finales. Una interfaz amigable agiliza la gestión del sistema y reduce la curva de aprendizaje, optimizando el tiempo y la productividad, esto ayudará a automatizar los procesos de control.
4. Seguridad y cumplimiento normativo
Verifica que el software cumpla con los estándares de calidad necesarios para la protección y privacidad de datos, como el GDPR en Europa.
5. Compatibilidad
Asegúrate de que el software sea compatible con otros sistemas que desees integrar y con el hardware que suele complementar el sistema. Considera también las metas y necesidades futuras de tu empresa al tomar esta decisión.
6. Coste e inversión
Analiza las opciones de precios, incluyendo licencias, mantenimiento y actualizaciones. Compara el costo total con los beneficios y la eficiencia que proporcionará el sistema.
¿Qué características debe tener un buen Software de Control de Accesos?
Es cierto que el precio y la popularidad de la marca son factores a considerar, pero no deben ser los únicos. Elegir un software de control de accesos basándose únicamente en estos aspectos puede llevar a una mala inversión.
Un buen Software de Control de Accesos debe contar con una serie de características clave, tales como:
- Presión y fiabilidad. Esto permitirá garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información o áreas designadas.
- Flexibilidad. El software deberá ser capaz de adaptarse a las necesidades de empresas de diferentes tamaños y sectores.
- Informes y análisis. Con la información recabada día a día podrá generar informes detallados donde detecte tendencias de comportamiento de los empleados, lo cual ayudará a encontrar soluciones y a tomar decisiones mejor informadas.
- Facilidad de uso. Su interfaz deberá ser intuitiva y fácil de navegar.
- Actualizaciones. Debería recibir actualizaciones periódicas para mejorar la seguridad, corregir errores y añadir nuevas funcionalidades.
¿Cómo elegir el proveedor adecuado de Software de Control de Accesos?
Elegir el Software de Control de Accesos adecuado es solo la mitad del trabajo, resta por elegir un buen proveedor que te ayude a implementar el software correctamente, brinde soporte técnico cuando lo necesites y te mantenga actualizado con las últimas funciones de seguridad.
Aquí te dejamos algunos tips para elegir al mejor:
✓ Investiga opciones y solicita referencias.
✓ Busca un proveedor que brinde soporte y atención, así como mantenimiento post-venta.
✓ No pases por alto la experiencia y conocimiento en la industria o sector.
✓ Asegúrate que tenga soluciones personalizables y que se adapten a las necesidades cambiantes de tu empresa. Las soluciones estándar están bien si la empresa es pequeña, pero si la empresa es mediana-grande o está en crecimiento es necesario que garantices la escalabilidad.
✓ Brinde pruebas y demostraciones para que puedas evaluar la plataforma, así como capacitaciones para tu equipo de trabajo.
✓ Que asegure que el software ofrecido es compatible con el hardware y otros sistemas que ya estén implementados en tu empresa, así como cualquier integración futura que puedas requerir. Los problemas de falta contabilidad no son aislados, e incluso, pueden causar más problemas de lo que resuelven.
✓ Asegúrate de que el proveedor cuente con el hardware óptimo para complementar el software de Control de Accesos, y que además ofrezca servicios de instalación para garantizar su implementación efectiva.
Aumenta la seguridad con un software de control de accesos a medida
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