El control de asistencia de empleados remotos no sólo es importante, sino fundamental para garantizar la transparencia, la productividad y la eficiencia en las operaciones de las empresas que han adoptado el trabajo a distancia de forma parcial o definitiva.
¿Por qué es importante el control de asistencia para empleados en remoto?
En la era actual, el trabajo remoto se ha convertido en una tendencia en constante crecimiento, con un impacto significativo en la dinámica laboral de múltiples regiones.
Según datos del segundo trimestre de 2024 de la Encuesta de Población Activa (EPA), el 7,6% de los empleados en España teletrabajan de manera habitual (más de la mitad de los días), mientras que el 7% lo hace de manera ocasional. Estas cifras suponen un total de más de 3,1 millones de personas trabajando de manera remota, es decir, el 15% de la población activa.
Desafíos del control de asistencia en entornos remotos
Si bien el trabajo remoto ofrece flexibilidad y autonomía a los colaboradores, también plantea desafíos para los empleadores, especialmente en la gestión eficiente de la asistencia y productividad. Entre los principales retos se encuentran:
- >> Supervisión efectiva. La dificultad para conocer la disponibilidad de los empleados y garantizar que estén cumpliendo con sus horarios laborales y tareas asignadas de manera eficiente y productiva.
- >> Gestión del ausentismo. La identificación y seguimiento de ausencias injustificadas o no programadas en equipos dispersos geográficamente.
- >> Evaluación del desempeño. La necesidad de evaluar el desempeño de los trabajadores remotos de manera objetiva y equitativa, sin sesgos ni interpretaciones subjetivas.
- >> Resistencia al cambio. Algunos empleados resisten la idea de ser monitoreados de forma remota, lo que puede generar conflictos y afectar la moral del equipo.
- >> Diferencias horarias. Si los empleados están ubicados en diferentes zonas horarias, puede ser difícil establecer horarios de trabajo comunes y realizar un seguimiento preciso de la asistencia.
Los empleadores se enfrentan a la incertidumbre sobre la distribución equitativa de cargas de trabajo y la honestidad en la declaración de horas trabajadas. Esta falta de transparencia puede afectar la eficiencia operativa y la moral de los empleados.
¿Cómo controlar a los empleados remotos?
Para asegurar una gestión eficaz de los empleados remotos y mejorar la productividad en entornos laborales virtuales, es fundamental implementar estrategias y herramientas que faciliten la coordinación y supervisión de las actividades de éstos, por ejemplo:
1. Una política de trabajo remoto clara y detallada
Establecer una política que defina claramente las expectativas, responsabilidades y reglas para los empleados, incluyendo horarios de trabajo, disponibilidad, comunicación, métricas de rendimiento y procedimientos para reportar ausencias. Al contar con una guía transparente, se facilita la comprensión mutua entre empleador y empleado, promoviendo la responsabilidad y el compromiso laboral.
2. Utilizar un gestor de tiempo y tareas
Es un elemento esencial para monitorizar la productividad y el progreso de las actividades diarias, pues permite llevar un registro detallado del tiempo empleado en cada tarea, establecer prioridades, asignar plazos y medir el desempeño individual y grupal.
3. Fomentar la comunicación efectiva y regular
Establecer reuniones periódicas, utilizar plataformas de mensajería instantánea, correos electrónicos y videoconferencias, son estrategias efectivas para mantener una comunicación eficaz entre los colaboradores.
Adicionalmente, es recomendable establecer canales de retroalimentación para que puedan expresar sus inquietudes, sugerencias y necesidades.
4. Brindar formación continua
La capacitación constante es esencial para el desarrollo profesional de los empleados remotos en un entorno laboral en constante evolución. Ofrecer programas de formación en línea, workshops virtuales y recursos educativos especializados les permite mejorar sus competencias, adaptarse a nuevas tecnologías y potenciar su rendimiento en sus funciones.
Herramientas para el control de asistencia de trabajadores remotos
A continuación, te enlistamos algunas herramientas para el control de asistencia de trabajadores remotos:
Software de gestión en la nube
Los sistemas de gestión en la nube, como Trello, Asana o Monday.com, permiten planificar, organizar y dar seguimiento a las tareas y proyectos, facilitando la asignación de tareas, la colaboración en tiempo real, la comunicación entre equipos y la visualización del progreso de las actividades.
Además, al estar alojadas en la nube, ofrecen la flexibilidad de acceder a la información desde cualquier ubicación y dispositivo, simplificando la gestión remota de los trabajadores.
Aplicaciones móviles
Las aplicaciones móviles enfocadas en el control de asistencia, como Zeiter App, favorecen el seguimiento de los horarios laborales de manera precisa y el acceso seguro a través de funcionalidades puntuales como:
Mapa de acceso
Un mapa de acceso es una representación visual de los lugares desde los que los empleados pueden conectarse de forma segura a la red de la empresa. Es muy útil cuando los colaboradores trabajan desde diferentes ubicaciones geográficas, pues brinda información sobre la localización de los trabajadores en tiempo real, ayudando a verificar su presencia en determinados lugares de trabajo o cumplimiento de horarios.
Perfiles de acceso
Los perfiles de acceso son configuraciones que determinan los niveles de autorización de un usuario dentro de un sistema. En el contexto del control de asistencia, estos perfiles definen qué acciones puede realizar un empleado en relación con su registro de tiempo
La clave para un control de asistencia de empleados remotos eficaz
En PYV Tecnología contamos con herramientas especializadas de control de asistencia que facilitan la gestión de horarios, la supervisión de la puntualidad y la generación de reportes detallados.
Zeiter Terminal Virtual es un sistema de control de tiempos y asistencia basado en la nube que permite a las empresas gestionar de forma eficiente y precisa la entrada y salida de los empleados. Entre sus beneficios se encuentra:
- ● Acceso desde cualquier navegador.
- ● Autentificación y validación de los usuarios.
- ● Consulta de saldos de la jornada laboral.
- ● Fichajes de entrada y salida con incidencias.
ZeiterApp es una aplicación móvil que permite a los empleados registrar su asistencia desde sus dispositivos móviles de forma remota y en tiempo real, ofreciendo:
- Facilidad para el usuario.
- Fichajes más acertados y seguros.
- Registro de la jornada del personal en movilidad.
- Personalización de parámetros e imagen.
¿Estás interesado en conocer más sobre nuestras soluciones de control de asistencia? Contáctanos hoy mismo y uno de nuestros expertos te brindará una asesoría personalizada.
