En España, la normativa sobre el registro de la jornada laboral ha experimentado cambios importantes en los últimos años y han salido a la luz nuevas modificaciones en 2025 que incrementarán las exigencias en este ámbito. Los datos más recientes indican un incremento en las multas por control horario ineficiente impuestas a las empresas.
Desde la implementación del registro obligatorio de la jornada laboral en 2019, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha intensificado las acciones para garantizar su cumplimiento, por ejemplo, impuso sanciones por un total de 20,2 millones de euros en 2024, lo que representa un incremento del 9% en comparación con el año anterior.
Dicha tendencia creciente revela la importancia de implementar sistemas de control horario eficientes para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral.
¿Por qué las multas por control horario se dispararán en 2025?
El endurecimiento de la normativa en 2025 responde a varios factores que buscan mejorar las condiciones laborales y asegurar una mayor transparencia en la gestión del tiempo de trabajo.
Reducción de la jornada laboral
Una de las principales novedades es la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales de trabajo efectivo en promedio anual, sin afectar al salario de los trabajadores. Esta medida tiene como objetivo mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal, así como aumentar la productividad. Las empresas deberán adaptar sus convenios colectivos antes del 31 de diciembre de 2025 para cumplir con esta disposición.
Obligatoriedad del registro horario digital homologado
La nueva normativa establece como obligatoria la implementación de sistemas de registro horario digitales y homologados que permitan un control más preciso y transparente de las horas trabajadas.
Mismos que deberán estar conectados en tiempo real con la Inspección de Trabajo, facilitando las labores de supervisión y reduciendo la posibilidad de manipulaciones o fraudes en los registros.
Cálculo de multas por trabajador afectado
Otra modificación relevante es el cambio en el criterio para la imposición de sanciones. A partir de 2025, las multas se calcularán en función del número de trabajadores afectados por el incumplimiento, y no por empresa.
Esto implica que las sanciones serán proporcionales al número de empleados perjudicados, lo que puede resultar en multas significativamente más altas.
3 Criterios que la Inspección de Trabajo usará para multarte en 2025
Las multas no serán aplicadas de manera uniforme, sino que dependerán de factores específicos que determinarán la gravedad de la infracción y el monto final de la sanción. Toma en cuenta estos aspectos:
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1. Reincidencia
Si una empresa ha sido previamente advertida o sancionada por irregularidades en el control horario y no ha tomado medidas correctivas, o bien, si existe manipulación o alteración de registros luego de una advertencia, se podrán aplicar multas más elevadas.
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2. Tamaño y facturación de la empresa
Las sanciones económicas no serán iguales para todas las empresas. A partir de 2025, se ajustarán las multas considerando:
- ● Número de empleados. Aquellas con mayor cantidad de trabajadores tendrán sanciones proporcionales a su plantilla.
- ● Facturación anual. A mayores ingresos corresponden multas más elevadas si incumplen la normativa.
- ● Capacidad económica. Se evaluará si la empresa tiene los recursos para implementar un sistema de control horario adecuado y, en caso de no hacerlo, se considerará un incumplimiento intencionado.
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3. Perjuicio causado al trabajador
La Inspección de Trabajo evaluará cómo la falta de un sistema adecuado de control horario ha afectado los derechos laborales del personal. Algunos ejemplos de perjuicio incluyen:
- ● Falta de pago de horas extras debido a la ausencia de un registro horario confiable.
- ● Exposición a jornadas laborales excesivas sin compensación.
- ● Falta de transparencia en la distribución de horarios y turnos.
- ● Dificultad para conciliar la vida personal y laboral debido a la falta de control horario.
¿Cuánto podría pagar tu empresa?
El incumplimiento de esta normativa puede generar sanciones que se clasifican de la siguiente manera:
- ▸ Infracciones leves desde 60 a 625 euros.
- ▸ Infracciones graves que van de los 625 hasta 6.250 euros.
- ▸ Infracciones muy graves que pueden llegar hasta los 187.515 euros.
¿Cómo evitar multas por control horario en 2025?
Evitar estas multas es completamente posible con una gestión adecuada. Aquí te presentamos las claves para garantizar el cumplimiento y proteger tu empresa:
Implementa un sistema digital homologado
Es indispensable contar con un sistema de fichaje que garantice la inalterabilidad de los registros y su acceso en tiempo real, permitiendo:
- ● Registrar la jornada laboral en cualquier modalidad (presencial, híbrida o remota).
- ● Almacenar datos de manera segura y cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD).
- ● Generar reportes automatizados para auditorías e inspecciones.
Capacita a tus empleados
El éxito del control horario no solo depende de la tecnología, sino también de las personas. Es fundamental que los empleados comprendan la importancia del fichaje diario, sepan utilizarlo correctamente, y conozcan sus derechos en cuanto a la gestión de su jornada y horas extras.
Realiza auditorías mensuales
Para evitar sorpresas en una inspección y corregir problemas antes de que se conviertan en sanciones costosas, es recomendable realizar revisiones internas del sistema de control horario. Esto permitirá detectar errores en los registros, posibles incumplimientos en el control de horas extras o ajustes en la planificación de turnos.
Documenta las horas extras
Uno de los puntos clave de la normativa 2025 es el control estricto de las horas extras. Un buen software de control horario facilita su registro y permite generar reportes detallados en caso de inspección, brindando:
- ● Registro preciso de todas las horas extraordinarias.
- ● Compensación correcta según la legislación vigente.
- ● Autorización del trabajador para realizar horas extra, evitando abusos o posibles reclamaciones.
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Prepara tu empresa para inspecciones remotas
La Inspección de Trabajo podrá solicitar registros de jornada de manera remota. Por ello, es crucial que los datos estén siempre actualizados y accesibles.
FAQs sobre las multas por control horario en 2025
- ▸¿Si mi empresa es pequeña me multarán?
Sí, las multas aplican a todas las empresas, independientemente de su tamaño y se calculan por empleado afectado.
- ▸Si pago las horas extras, ¿no hay problema?
No, las horas extras también deben registrarse en el sistema digital homologado. El registro no es opcional.
- ▸¿El registro manual es válido si lo digitalizo después?
No, el registro debe ser en tiempo real, utilizando un sistema digital homologado.
- ▸¿Cómo sé si mi sistema está homologado?
El sistema debe cumplir con los requisitos técnicos establecidos por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Consulta con tu proveedor para asegurarte.
- ▸¿Puedo heredar multas de años anteriores?
Sí, si la Inspección detecta incumplimientos pasados no corregidos, la empresa puede ser sancionada.
- ▸¿Qué pasa si un empleado se niega a fichar?
La empresa debe demostrar que ha informado y facilitado el fichaje. Si un trabajador se niega, puede ser motivo de sanción interna, pero la empresa sigue siendo responsable de garantizar el registro horario, por lo cual la sanción recaería sobre ésta.
Evita multas por control horario en 2025
Adaptarse a la normativa 2025 no solo te protege de sanciones, sino que también optimiza la gestión del tiempo laboral y mejora la productividad. La clave está en contar con un sistema de control horario que garantice el cumplimiento normativo sin complicaciones.
Zeit Software y Zeit Compact son soluciones diseñadas para registrar la jornada de manera precisa, automatizada y en tiempo real, asegurando que tu empresa esté siempre en regla. Con herramientas avanzadas de gestión, almacenamiento seguro de datos y reportes automatizados, evitarás multas y facilitarás la administración del tiempo de trabajo.
No dejes que la normativa te tome por sorpresa. Implementa un sistema automatizado hoy mismo y garantiza el control horario eficiente que tu empresa necesita. ¡Contáctanos y evita sanciones!
