En España, la evolución del control horario se ha consolidado como una realidad ineludible. A partir de 2025, es obligatorio fichar en el trabajo exclusivamente a través de sistemas digitales, marcando un hito en la modernización de las relaciones laborales.

En este artículo, abordaremos la evolución de la normativa desde 2019 hasta las reformas actuales, las sanciones asociadas al incumplimiento y cómo las empresas pueden adaptarse para cumplir con la ley vigente.

Actualizaciones de la normativa de control horario en 2025

La obligatoriedad del registro de jornada en España se instauró en mayo de 2019, requiriendo a todas las empresas llevar un control diario de las horas trabajadas por sus empleados para prevenir abusos laborales y asegurar el cumplimiento de las jornadas pactadas. 

Sin embargo, la normativa inicial permitía tanto registros manuales como digitales, lo que en ocasiones derivaba en inconsistencias y dificultades en la supervisión. 

Por ello, en 2025 se implementó una reforma que exige a las empresas la adopción de sistemas digitales para facilitar el acceso en tiempo real a la información por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, garantizando registros más precisos y difíciles de manipular. 

Esta reforma en la ley aplica a todas las empresas en España, independientemente de su tamaño o sector, ya sean públicas o privadas. Su incumplimiento puede generar multas significativas dependiendo de la gravedad de la falta.

En 2024, la Inspección de Trabajo impuso sanciones por un total de 20,2 millones de euros a empresas que incumplieron la normativa, lo que representó un incremento del 9% en comparación con el año anterior, evidenciando una mayor vigilancia y rigor por parte de las autoridades laborales. ​

5 Cambios clave en la normativa que toda empresa debe conocer

A continuación, te explicamos los cinco aspectos más relevantes que debes considerar para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la gestión del tiempo laboral.

1. 1. Registro diario y detallado de la jornada laboral, incluyendo la hora exacta de inicio y fin de la jornada, así como los descansos, las pausas y horas extras.
2. 2. Sistemas digitales homologados que garanticen la precisión, la integridad y la inalterabilidad de los registros, en lugar de métodos manuales. 

1. 3. Los trabajadores tienen derecho a consultar sus registros en cualquier momento. Además, la Inspección de Trabajo podrá acceder en tiempo real a los datos registrados sin necesidad de notificaciones previas.

1. 4. Control reforzado de horas extras para garantizar el pago justo a los trabajadores y evitar que trabajen más horas de las permitidas por la ley.

1. 5. La Inspección de Trabajo intensificará sus controles para garantizar el cumplimiento de la normativa por lo que las sanciones se incrementarán también. 

¿Qué pasa si mi empresa no cumple con la obligatoriedad de fichar digitalmente?

No cumplir con la normativa de registro horario digital puede derivar en problemas legales, financieros y de reputación para cualquier empresa. A continuación, te explicamos los principales riesgos de no adaptarse a la ley:

Sanciones económicas

Las multas pueden variar en función de la gravedad de la infracción y del tamaño de la empresa, pero se espera un aumento generalizado. Se clasifican de la siguiente manera: 

• ● Infracciones leves desde 60 a 625 euros.
• ● Infracciones graves que van de los 625 hasta 6.250 euros.
• ● Infracciones muy graves que pueden llegar hasta los 187.515 euros.

Además, las empresas pueden incurrir en costos adicionales relacionados con la corrección de irregularidades y la implementación de sistemas digitales adecuados.

Conflictos laborales

El incumplimiento del registro preciso de la jornada laboral puede derivar en demandas judiciales que afecten la estabilidad interna de la empresa, así como indemnizaciones costosas y en una mayor supervisión por parte de las autoridades. Debido a problemas como: 

• ● Reclamaciones por horas extras impagadas. Si no hay un registro fiable, los empleados pueden argumentar que han trabajado más horas de las establecidas sin recibir compensación.
• ● Falta de claridad en la gestión de turnos y descansos. Pueden surgir disputas sobre la distribución de las jornadas laborales sin un control horario preciso.
• ● Denuncias por incumplimiento normativo. Cualquier trabajador puede denunciar a su empresa ante la Inspección de Trabajo si detecta irregularidades en el fichaje.

Pérdida de reputación

El incumplimiento puede dañar la imagen pública de la empresa, especialmente en un contexto de creciente sensibilidad hacia los derechos de los trabajadores. Esto puede afectar la atracción y retención de talento, así como dificultar las relaciones comerciales con otras empresas.Por otro lado, las sanciones y los conflictos laborales pueden generar publicidad negativa en los medios de comunicación y en las redes sociales, provocando un impacto duradero en la reputación de la empresa y en su capacidad para generar confianza entre clientes y socios.

Sistemas para cumplir con la Ley de Fichaje Obligatorio en 2025

No todas las empresas tienen las mismas necesidades. A continuación, exploramos los sistemas más adecuados para el control horario en 2025:

Sistema de fichaje para pymes y autónomos

Los sistemas digitales homologados para pymes deben permitir que los trabajadores consulten sus horas trabajadas y, al mismo tiempo, facilitar la supervisión por parte de la Inspección de Trabajo. Esto puede lograrse a través de Software de Control Horario en la Nube que sea accesible y permita el almacenamiento seguro de los registros.

Características clave:

• ● Fácil implementación y uso.
• ● Accesible desde dispositivos móviles o estaciones de trabajo.
• ● Registros de entrada y salida detallados, con opciones de verificación por huella dactilar, tarjetas o códigos QR.

Sistema de fichaje en industriales o con turnos

Las empresas que operan en sectores industriales o que manejan turnos rotativos requieren un sistema robusto, flexible y escalable capaz de gestionar jornadas laborales complejas. Características clave:

• ● Sistemas de tarjetas para evitar el fraude (como el «fichaje de otro trabajador»).
• ● Capacidad para gestionar turnos múltiples y rotaciones.
• ● Registro de horas extras, descansos y variaciones en el horario.
• ● Integración con otros sistemas de gestión de recursos humanos y nóminas.

Sistema de fichaje para teletrabajo o modelo híbridos

Con el auge del teletrabajo, las empresas deben encontrar soluciones que permitan a los empleados registrar su jornada de trabajo desde cualquier lugar, dispositivo y momento. Características clave:

• ● Registro remoto de entradas y salidas con geolocalización opcional.
• ● Integración con herramientas de productividad para monitorear el desempeño.
• ● Cumplimiento del derecho a la desconexión digital.
• ● Protección de datos conforme al RGPD.

¿Ya cumples con la obligatoriedad de fichar en el trabajo?

Ahora que sabes que a partir del 2025 es obligatorio fichar en el trabajo, no pongas en riesgo la continuidad de tu empresa e invierte en un Sistema de Control Horario que garantice el cumplimiento de la normativa. 

Soluciones como ZeiterApp automatizan el registro de la jornada laboral desde cualquier dispositivo y ubicación, asegurando que los datos sean inalterables y accesibles en todo momento. ¡Solicita una cotización!