En la gestión diaria de una empresa, el control de accesos y asistencia juega un papel fundamental para garantizar la seguridad, la organización y el cumplimiento de la normativa laboral. El libro de entradas y salidas, ya sea en formato físico o digital, es una herramienta clave en este proceso pero, ¿cuál es la mejor opción?
¿Qué es el libro de entradas y salidas de personal?
El libro de entradas y salidas es un registro donde se documentan los horarios de ingreso y salida de los empleados y, en algunos casos, de visitantes o contratistas. Su objetivo principal es llevar un control detallado del tiempo de permanencia en las instalaciones pero, también sirve para propósitos administrativos, logísticos y legales, por ejemplo:
- • Controlar la asistencia. Permite verificar la puntualidad y la duración de la jornada laboral de cada empleado.
- • Mejorar la seguridad. Facilita el acceso a las instalaciones solo a personal autorizado y permite identificar rápidamente a cualquier intruso.
- • Cumplimiento normativo. En muchos países, incluyendo España, la ley laboral exige llevar un registro de la jornada de los empleados.
- • Optimizar la gestión de personal. Proporciona información valiosa para la planificación de recursos humanos, la gestión de nóminas y la evaluación del rendimiento.
- • Realizar auditorías. Sirve como evidencia en inspecciones laborales o disputas legales.
Ventajas de los libros de entradas y salidas
Ambos tipos ofrecen ventajas específicas. El libro físico es fácil de entender y utilizar, de bajo costo pues no requiere inversión en hardware o software y siempre está disponible, incluso en caso de fallas eléctricas.
Sin embargo, el libro digital posee beneficios que tienen un impacto considerable en la eficiencia:
- • Automatización. Elimina la necesidad de tareas manuales, como el cálculo de horas extras.
- • Precisión. Reduce errores humanos en el registro de datos.
- • Generación de informes. Permite crear reportes personalizados de forma rápida y sencilla.
- • Integración. Se puede integrar con otros sistemas, como el software de nómina o el control de accesos.
- • Seguridad. Ofrece mayor seguridad al almacenar los datos en servidores protegidos.
- • Organización. Ofrece un registro claro y accesible de la jornada laboral.
- • Transparencia. Proporciona un registro imparcial y transparente de las horas trabajadas, lo que facilita la resolución de disputas relacionadas con la asistencia.
- • Versatilidad. Puede adaptarse a las necesidades de cada empresa, desde pequeños negocios hasta grandes corporaciones.
Elementos esenciales de un libro de entradas y salidas
Un libro de entradas y salidas eficaz, independientemente de si es físico o digital, debe incluir elementos clave para garantizar su utilidad y fiabilidad:
- ▸Identificación del empleado o visitante. Nombre, número de identificación, o cualquier otro identificador único.
- ▸Fecha y hora. Registros precisos del día, así como los horarios de entrada y salida para un cálculo exacto de la jornada.
- ▸Firma o validación. En libros físicos, una firma manual; en los digitales, datos biométricos o códigos de verificación.
- ▸Motivo o área de acceso (opcional). Útil en empresas con zonas restringidas o niveles de seguridad.
- ▸Observaciones. En los físicos, se utiliza un espacio adicional para anotar incidencias, como retardos o permisos especiales; por otro lado, en los digitales frecuentemente se incluyen incidencias.
La importancia del libro de entradas y salidas en España
En España, el libro de entradas y salidas no solo es una herramienta útil, sino también una exigencia legal en el contexto del registro de la jornada laboral.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a llevar un control de las horas trabajadas por sus empleados, incluyendo las horas extraordinarias. ¿Qué dice la ley?
- • Las empresas deben documentar el inicio y fin de la jornada laboral de cada trabajador.
- • Los datos deben conservarse durante al menos 4 años y estar disponibles para inspecciones.
- • Los trabajadores tienen derecho a acceder a su registro de jornada.
El incumplimiento de estas normativas puede resultar en multas que oscilan entre los 626 y 6.250 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción. Por ello, es fundamental que las empresas adopten un sistema de registro confiable y adaptado a sus necesidades.
Libro de entradas y salidas físico vs digital
Como vimos anteriormente, aunque el libro de entradas y salidas físico puede ser una solución inicial económica, presenta varias limitaciones que dificultan su efectividad a largo plazo, especialmente en empresas de mayor tamaño o con necesidades complejas.
Los registros manuales son susceptibles a errores, omisiones o modificaciones, pueden deteriorarse, perderse o destruirse y, además, carecen de la capacidad para generar reportes automáticos o analizar patrones de asistencia y puntualidad.
Los sistemas digitales, por su parte, utilizan tecnología avanzada para proteger la información contra accesos no autorizados, garantizando la precisión de los registros y automatizando procesos como la generación de reportes.
El libro de entradas y salidas físico puede ser una solución más sencilla y económica para empresas pequeñas o con pocas necesidades, sin embargo, su uso será limitado por la nueva ley de control horario de este año.
Esta legislación, exige el control horario digital para garantizar la precisión, accesibilidad remota y seguridad de los registros, permitiendo tanto a los trabajadores como a la Inspección de Trabajo acceder fácilmente a ellos. El incumplimiento podría acarrear sanciones de hasta 10.000 euros por cada trabajador afectado.
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