¿Cómo elegir un software de control de producción?
A menudo, el tiempo es una de las condiciones más difíciles de controlar, aún en muchas empresas no encuentran una forma efectiva de administrar este recurso que es fundamental en el éxito del negocio, ya que la rentabilidad del mismo depende del tiempo que lleve generar las ganancias.
De manera que la gestión del tiempo en una compañía ofrece importantes beneficios, tanto a los empleados como a la organización. Cada colaborador, al aprender a administrar su tiempo, aumentará su productividad, reducirá su estrés y logrará un equilibrio positivo entre los aspectos laborales y personales.
La empresa, por su parte, aprovechará la gestión del tiempo para realizar mejores planeaciones estratégicas, tanto comerciales como administrativas, optimizar el cálculo de costos y precios y facilitar la medición del crecimiento.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Con este concepto nos referimos a la capacidad de planificar las tareas y distribuirlas de forma eficiente en función al tiempo con que se cuenta. Sin embargo, no se trata simplemente de agendar una lista de pendientes, sino de optimizar su realización tomando en cuenta factores como la prioridad y la cantidad de tiempo que se requiere para cada actividad.
De tal forma, la gestión del tiempo es el proceso de planificar y controlar efectivamente el tiempo dedicado a las actividades operativas o administrativas del negocio para encontrar un equilibrio que conduzca a la eficiencia en todos los aspectos de la vida.
La implementación disciplinada de este proceso es fundamental para alcanzar los objetivos trazados por la empresa en el tiempo deseado y con menor desgaste, pues te permite evitar algunas prácticas que a menudo se vuelven vicios, tales como:
- Fechas límite y citas perdidas
- Procrastinación y falta de concentración.
- Falta de profesionalismo
- Flujo de trabajo ineficiente
- baja calidad de trabajo
- Estrés no deseado
- Mala reputación profesional
- Relaciones laborales tensas
- Sanciones financieras
Beneficios de la gestión del tiempo
Tanto en el ámbito empresarial como en el personal, la gestión del tiempo, aporta varios beneficios a partir de la distribución efectiva del trabajo, misma que mejorará la calidad de vida de todos tus colaboradores, así como su desempeño profesional.
Disminución del estrés
Una mala administración del tiempo conlleva a una eventual sobrecarga de trabajo, lo cuál no sólo puede obstaculizar la productividad de tus empleados, sino también afectar su salud en general. El estrés excesivo puede provocar enfermedades cardíacas, depresión, obesidad y más.
Por el contrario, al implementar métodos para gestionar el tiempo, podrás equilibrar las tareas de todo tu equipo, de forma que puedan cumplir con él sin que esto represente un incremento en la tensión, lo cual impacta de forma positiva su calidad de vida, así como su trabajo.
Mayor productividad
Uno de los principales beneficios de ejecutar una correcta gestión del tiempo es que te permite incrementar la productividad de tu empresa, ya que tus empleados podrán controlar la cantidad de trabajo de forma equilibrada.
Como fórmula general, la productividad puede medirse como la cantidad de trabajo que se realiza en un tiempo determinado con relación al esfuerzo/costo que se emplea.
Gestionar el tiempo te ayuda a distribuir las actividades para incrementar los resultados sin necesidad de aumentar el esfuerzo, a esta habilidad de producir más a un costo operativo menor, se le llama eficiencia.
Mayor cumplimiento de objetivos
Otra de ventaja de utilizar estos métodos es que, al establecer plazos correctamente, se reduce la procrastinación, lo cual permite a tu equipo cumplir con los objetivos y tareas de la forma en que se necesita y sin retardos.
Con esto, la operación de tu negocio avanzará de manera integral y conjunta, haciendo visibles cada una de las metas, tanto las pendientes como las alcanzadas.
Además, la gestión del tiempo es de gran utilidad para detectar áreas de oportunidad en la vida operativa de la empresa, toda vez que es fácil visualizar los procesos y actividades que suelen generar retrasos, dando la oportunidad de corregirlos para llegar a los objetivos previamente trazados.
Acciones para una mejor gestión del tiempo y productividad en el trabajo
En muchas ocasiones, la dificultad para realizar una efectiva gestión del tiempo radica en el desconocimiento de acciones y herramientas que ayuden a las empresas a controlar dicho factor. Aquí te presentamos algunas de las más importantes.
Utilizar un software de seguimiento de tiempo. Estas herramientas digitales te ayudan a optimizar el aprovechamiento del tiempo de forma práctica y medible. Las mejores plataformas, como ZEIT, te permiten monitorear el rendimiento de tu equipo por medio de una interfaz sencilla y amigable, de manera que los líderes estén enterados en tiempo real de los avances de sus colaboradores.
Planificación. Un factor fundamental en la gestión del tiempo es la planificación. No necesariamente se trata de seguir estrictamente un itinerario o una rutina, sino de entender cuáles son los momentos más adecuados para ejecutar distintas acciones, es decir: desarrollar la capacidad de priorizar las tareas de forma eficiente.
Elimina las distracciones. Uno de los causantes más frecuentes de retrasos y tiempos muertos es la facilidad que tenga tu equipo para distraerse de sus tareas. Eliminar las distracciones no implica crear un ambiente robotizado, sino implementar acciones que favorezcan un entorno productivo.
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