Entre los muchos aspectos que deben cuidarse como parte de la administración de una empresa, destaca la gestión de personal, ya que su relevancia impacta directamente en la efectividad de la empresa, y una de las tareas que deben realizarse con mayor precisión es el control de asistencia.
Si trabajas en el departamento de Recursos Humanos, o eres parte del equipo administrativo de una organización, seguramente a menudo te enfrentas al desafío que representa realizar un efectivo control de asistencia de tus colaboradores, sobre todo cuando se tienen horarios variables o se trata de empresas con instalaciones en distintos lugares.
Por ello, para optimizar esta labor, es necesario digitalizar el control de asistencia.
¿Qué es el control de asistencia?
Este concepto se refiere a la gestión que se tiene sobre los registros de puntualidad y asistencia de cada uno de los colaboradores, con el fin de obtener una evidencia que sea útil en caso de aplicar algún descuento por retardos o inasistencia, así como algún bono en caso de cumplimiento perfecto.
El control de asistencia, tiene por objetivo general disminuir o eliminar el absentismo, por medio de métodos que permitan evaluar objetivamente al personal.
Es un aspecto fundamental que tiene un impacto en la legislación laboral al ocasionar sanciones o despidos. Por ejemplo, en México la persona que falta a su trabajo durante tres días o más, de manera injustificada, es despedida por abandono de posición, sin que sea necesario aportar alguna indemnización.
Sin embargo, el control de asistencia no es una herramienta fiscalizadora, sino un instrumento que ayudará a que tus colaboradores sean tratados de manera equitativa, ayudando a mantener una relación laboral justa para ambas partes.
Actualmente, la mejor forma de gestionar la asistencia es por medio de una metodología que combina el uso de diversos dispositivos electrónicos, con el software indicado para garantizar la correcta administración de los recursos humanos dentro de los lugares de trabajo.
Problemas comunes en la gestión del control de asistencia
Como lo adelantamos al principio, el control de asistencia suele ser un punto crítico para muchas organizaciones, principalmente para aquellas que no utilizan herramientas digitales.
Las principales dificultades que enfrentan, tanto empresas, como trabajadores, con respecto a este tema son:
- >> Falta de claridad en los registros
- >> Errores en el cálculo de bonos y descuentos
- >> Absentismo laboral
- >> Inconformidad en los pagos
Todos estos problemas tienen un común denominador, y es la falta de registros objetivos, infalibles y transparentes.
¿Cómo mejorar el control de asistencia?
Existen varias prácticas que te ayudarán a mejorar el control de asistencia en tu empresa, algunas de ellas son:
- • Establecer una política clara y consistente en cuanto a bonos, descuentos y tiempo de tolerancia.
- • Optimizar los canales de comunicación asertiva
- • Incluir el registro de asistencia como parte de la cultura empresarial como una manera de hacer transparente la relación trabajador-empleado que garantiza que ninguna parte se sienta perjudicada o tratada injustamente.
- • Premiar la asistencia y puntualidad.
- • Generar reportes y análisis que ayuden a identificar las áreas de mejora, las tendencias y los problemas frecuentes.
- • Implementar un sistema de control de asistencia efectivo que se adapte a las necesidades de la empresa por medio de herramientas digitales y mecatrónicas.
Tipos de registro de asistencia
Debido a la relevancia del asunto, las empresas han intentado por diversos medios registrar la asistencia de sus colaboradores, algunos métodos han tenido mayor efectividad que otros, mientras que algunos se encuentran casi obsoletos.
Sin embargo, aquí te presentamos los principales tipos de registro de asistencia:
- >> Control de asistencia manual. Este constituye la forma más simple de llevar a cabo la gestión, ya que se basa en instrumentos como una libreta o formato de asistencia, en el que el registro es realizado por un vigilante u otra persona, para que el colaborador firme, avalando que llegó a la hora escrita.
Es un método bastante rudimentario y susceptible a errores humanos e incluso a omisiones o trampas. Pese a su poca efectividad, es aún utilizado con bastante frecuencia en muchas organizaciones.
- >> Control de asistencias mecánico. Es común ver este tipo de registros que utilizan herramientas como el reloj checador, también conocido como reloj para fichar. Se trata de un instrumento que utiliza tarjetas de cartón, que al ser ingresadas en una ranura, marcan la hora en la que fue ingresada. Cada colaborador debe ingresar únicamente su propia tarjeta.
No obstante, este mecanismo es totalmente impersonal, es decir, en la práctica, cualquier persona puede tomar cualquier tarjeta y realizar el registro, lo que ocasiona que pierda totalmente la efectividad.
- >> Registro electrónico: También es conocido como sistema digitalizado. Se trata de la mejor forma de gestionar la asistencia. Consiste en una serie de herramientas como lectores de tarjetas, huellas digitales o algún otro elemento de uso personal, que es coordinado y administrado por medio de un software que emite registros casi infalibles, ya que no se requiere de la interacción humana.
Este tipo de tecnología permite incluso, abrir puertas o alguna otra barrera física, por medio de la identificación personal, así como generar reportes y estadísticas que permitan una evaluación imparcial sobre la asistencia y puntualidad. Se trata de la mejor forma de llevar a cabo estas acciones en la actualidad.
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El uso de un Sistema de Control de Asistencia digitalizado te ayudará a eliminar las malas prácticas, omisiones y errores humanos que son tan comunes con otros métodos y que afectan seriamente la administración de tu empresa.
Con esta tecnología estarás garantizando un trato justo y transparente para cada uno de tus colaboradores, lo que ayudará a mantener una cultura organizacional sana y con menos inconformidades.
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