Actualmente, las empresas están obligadas a buscar la eficiencia en todos los aspectos de su operación, solamente de esa forma podrán generar mayores utilidades y mejorar la experiencia de clientes y colaboradores.
Uno de los instrumentos para garantizar un entorno laboral organizado y seguro es el control de entrada y salida de personal, por eso en este artículo te decimos todo lo que debes saber si estás pensando en implementarlo.
Control de entrada y salida de personal, ¿es necesario?
Contar con un control de entrada y salida de personal es básico para gestionar integralmente tus recursos humanos, ya que se trata de un método que te permitirá identificar a cada uno de tus colaboradores en el momento en que accedan al edificio, proporcionándote un registro infalible de su asistencia y puntualidad.
Además, las mejores plataformas, en conjunto con otras herramientas físicas, como terminales, te ayudarán a registrar cada movimiento de personas que suceda dentro del inmueble.
No se trata de un instrumento de fiscalización, sino de un mecanismo que brinda claridad, objetividad y registros efectivos en todo momento, por lo que te ayudará a garantizar un trato justo y equitativo a cada uno de tus colaboradores al proporcionar datos precisos sobre las horas trabajadas por cada empleado, asegurando que los salarios se calculen de manera precisa y sin cometer errores.
El control de entrada y salida de personal es necesario para crear una estructura robusta de seguridad que te permita maximizar la privacidad en las instalaciones empresariales y evitar cualquier filtración de personas ajenas.
La ausencia de un sistema de control adecuado conlleva problemas significativos, como la dependencia de registros manuales propensos a errores, inconsistencias en la información, falta de seguimiento, dificultad para corroborar las horas trabajadas, congestionamiento en horas pico, entre otras.
Entonces:
- ¿Te enfrentas a errores y pérdida de tiempo debido a registros manuales tardados o congestionados durante las horas pico?
- ¿Presentan inconsistencias en la información recopilada que dificultan el seguimiento preciso de la asistencia y el cumplimiento de horarios?
- ¿Se forman filas para registrar la entrada y salida?
Si respondiste afirmativamente a las preguntas anteriores, entonces debes seguir leyendo porque necesitas mejorar el control de entrada y salida de personal.
Consejos para tener un control de entrada y salida de personal eficiente
Si estás pensando en implementar un control de entrada y salida en tus instalaciones, es prudente considerar que se trata no se trata de un lujo, sino de una necesidad, sin embargo, para que tu experiencia sea más favorable, aquí te presentamos algunos consejos que vale la pena tomar en cuenta:
1. Establece políticas claras
Antes de implementar cualquier sistema, es indispensable establecer políticas claras sobre la puntualidad, el tiempo de tolerancia, los horarios de comida, las salidas y cualquier tipo de pausas. Comunicar estas determinaciones a tus colaboradores te ayudará a crear una cultura organizacional de cumplimiento y responsabilidad y evitará malos entendidos.
2. Capacita a tu equipo administrativo
No existen varitas mágicas. Brindar la capacitación adecuada a tu equipo es clave para garantizar que todos sepan utilizar el sistema de control de entrada y salida de manera efectiva, cada quien desde su rol. Proporcionar la orientación necesaria es importante para minimizar errores y asegurar una adopción exitosa de esta tecnología.
3. Elige el sistema adecuado
Seleccionar un sistema que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa es fundamental para el éxito de la implementación. Para ello es necesario evaluar cuidadosamente los requerimientos de tu equipo y considerar factores como el tamaño de la organización, el tránsito de personas en el edificio, entre otros; esto evitará la elección de un método demasiado complejo o, por el contrario, insuficiente que a la larga puede acarrear problemas.
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4. Supervisa el sistema
Un sistema de control eficiente requiere de supervisión continua. Monitorear regularmente los registros y abordar cualquier problema de manera proactiva garantiza la integridad y la confiabilidad de los datos, así como el óptimo funcionamiento del software y los dispositivos.
5 Herramientas para el control de entrada y salida de personal
Para implementar un control de entrada y salida de personal existen diversas herramientas dependiendo de las necesidades de tu empresa e instalación, por ejemplo:
- 1. Reloj para fichaje: Es un dispositivo donde los colaboradores registran su entrada y salida al presentar una forma de identificación, durante muchos años se trataba de insertar una ficha o tarjeta de manera totalmente analógica, sin embargo, esta forma se ha ido abandonan con el tiempo. Actualmente, existen relojes para fichaje que cuentan con lectores electrónicos, capaces de reconocer al usuario por medio de diversas tecnologías.
- 2. Tarjetas de identificación: Constituyen una de las formas más comunes para reconocer a una persona y registrar su asistencia. Normalmente, utilizan tecnologías como la radiofrecuencia para un acceso seguro y eficiente.
- 3. Códigos QR: Es una de las tendencias más actuales. Funciona mediante el escaneo de este tipo de códigos a través de los teléfonos inteligentes de los empleados para un registro rápido.
- 4. Aplicación móvil: Actualmente, es posible encontrar en el mercado, desarrollos que permiten a los empleados registrar su entrada y salida mediante sus dispositivos móviles, como ZeiterApp.
- 5. Software de Control Horario: Es la plataforma que integra a todos los instrumentos previamente descritos para hacerlos funcionar como un sistema, centraliza la información, permitiendo la gestión integral de entradas y salidas, proporcionando, además, informes detallados.
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Mejora la eficiencia en el control de entrada y salida de personal
La implementación de un sistema de control de entrada y salida de personal mejora la eficiencia operativa de tu empresa, al proporcionar una visión clara del tiempo de trabajo y garantizar la fiabilidad de los registros.
Integrar esta tecnología permite optimizar la gestión de recursos humanos y crear un ambiente de trabajo más productivo y organizado, asegurando que cada colaborador será evaluado con justicia y objetividad.
La inversión en un sistema de control de entrada y salida de personal efectivo se convierte, así, en una estrategia clave para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización en el competitivo mundo empresarial. Si te gustaría conocer más sobre esto y cómo implementarlo en tu negocio, comunícate con nosotros y solicita una asesoría gratuita.