Control de entrada y salida de personal ¿Cómo hacerlo de forma eficiente?

Actualmente, las empresas están obligadas a buscar la eficiencia en todos los aspectos de su operación, solamente de esa forma podrán generar mayores utilidades y mejorar la experiencia de clientes y colaboradores.

Uno de los instrumentos para garantizar un entorno laboral organizado y seguro es el control de entrada y salida de personal, por eso en este artículo te decimos todo lo que debes saber si estás pensando en implementarlo.

 

Control de entrada y salida de personal, ¿es necesario?

Contar con un control de entrada y salida de personal es básico para gestionar integralmente tus recursos humanos, ya que se trata de un método que te permitirá identificar a cada uno de tus colaboradores en el momento en que accedan al edificio, proporcionándote un registro infalible de su asistencia y puntualidad.

Además, las mejores plataformas, en conjunto con otras herramientas físicas, como terminales, te ayudarán a registrar cada movimiento de personas que suceda dentro del inmueble.

No se trata de un instrumento de fiscalización, sino de un mecanismo que brinda claridad, objetividad y registros efectivos en todo momento, por lo que te ayudará a garantizar un trato justo y equitativo a cada uno de tus colaboradores al proporcionar datos precisos sobre las horas trabajadas por cada empleado, asegurando que los salarios se calculen de manera precisa y sin cometer errores.

El control de entrada y salida de personal es necesario para crear una estructura robusta de seguridad que te permita maximizar la privacidad en las instalaciones empresariales y evitar cualquier filtración de personas ajenas.

La ausencia de un sistema de control adecuado conlleva problemas significativos, como la dependencia de registros manuales propensos a errores, inconsistencias en la información, falta de seguimiento, dificultad para corroborar las horas trabajadas, congestionamiento en horas pico, entre otras.

Entonces:

  • ¿Te enfrentas a errores y pérdida de tiempo debido a registros manuales tardados o congestionados durante las horas pico?
  • ¿Presentan inconsistencias en la información recopilada que dificultan el seguimiento preciso de la asistencia y el cumplimiento de horarios?
  • ¿Se forman filas para registrar la entrada y salida?

Si respondiste afirmativamente a las preguntas anteriores, entonces debes seguir leyendo porque necesitas mejorar el control de entrada y salida de personal.

 

Consejos para tener un control de entrada y salida de personal eficiente

Si estás pensando en implementar un control de entrada y salida en tus instalaciones, es prudente considerar que se trata no se trata de un lujo, sino de una necesidad, sin embargo, para que tu experiencia sea más favorable, aquí te presentamos algunos consejos que vale la pena tomar en cuenta:

 

1. Establece políticas claras

Antes de implementar cualquier sistema, es indispensable establecer políticas claras sobre la puntualidad, el tiempo de tolerancia, los horarios de comida, las salidas y cualquier tipo de pausas. Comunicar estas determinaciones a tus colaboradores te ayudará a crear una cultura organizacional de cumplimiento y responsabilidad y evitará malos entendidos.

 

2. Capacita a tu equipo administrativo

No existen varitas mágicas. Brindar la capacitación adecuada a tu equipo es clave para garantizar que todos sepan utilizar el sistema de control de entrada y salida de manera efectiva, cada quien desde su rol. Proporcionar la orientación necesaria es importante para minimizar errores y asegurar una adopción exitosa de esta tecnología.

 

3. Elige el sistema adecuado

Seleccionar un sistema que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa es fundamental para el éxito de la implementación. Para ello es necesario evaluar cuidadosamente los requerimientos de tu equipo y considerar factores como el tamaño de la organización, el tránsito de personas en el edificio, entre otros; esto evitará la elección de un método demasiado complejo o, por el contrario, insuficiente que a la larga puede acarrear problemas.

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4. Supervisa el sistema

Un sistema de control eficiente requiere de supervisión continua. Monitorear regularmente los registros y abordar cualquier problema de manera proactiva garantiza la integridad y la confiabilidad de los datos, así como el óptimo funcionamiento del software y los dispositivos. 

 

5 Herramientas para el control de entrada y salida de personal 

Para implementar un control de entrada y salida de personal existen diversas herramientas dependiendo de las necesidades de tu empresa e instalación, por ejemplo:

  1. 1. Reloj para fichaje: Es un dispositivo donde los colaboradores registran su entrada y salida al presentar una forma de identificación, durante muchos años se trataba de insertar una ficha o tarjeta de manera totalmente analógica, sin embargo, esta forma se ha ido abandonan con el tiempo. Actualmente, existen relojes para fichaje que cuentan con lectores electrónicos, capaces de reconocer al usuario por medio de diversas tecnologías.
  2. 2. Tarjetas de identificación: Constituyen una de las formas más comunes para reconocer a una persona y registrar su asistencia. Normalmente, utilizan tecnologías como la radiofrecuencia para un acceso seguro y eficiente. 
  3. 3. Códigos QR: Es una de las tendencias más actuales. Funciona mediante el escaneo de este tipo de códigos a través de los teléfonos inteligentes de los empleados para un registro rápido.
  4. 4. Aplicación móvil: Actualmente, es posible encontrar en el mercado, desarrollos que permiten a los empleados registrar su entrada y salida mediante sus dispositivos móviles, como ZeiterApp.
  5. 5. Software de Control Horario: Es la plataforma que integra a todos los instrumentos previamente descritos para hacerlos funcionar como un sistema, centraliza la información, permitiendo la gestión integral de entradas y salidas, proporcionando, además, informes detallados.

 

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Mejora la eficiencia en el control de entrada y salida de personal 

La implementación de un sistema de control de entrada y salida de personal mejora la eficiencia operativa de tu empresa, al proporcionar una visión clara del tiempo de trabajo y garantizar la fiabilidad de los registros.

Integrar esta tecnología permite optimizar la gestión de recursos humanos y crear un ambiente de trabajo más productivo y organizado, asegurando que cada colaborador será evaluado con justicia y objetividad.

La inversión en un sistema de control de entrada y salida de personal efectivo se convierte, así, en una estrategia clave para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización en el competitivo mundo empresarial. Si te gustaría conocer más sobre esto y cómo implementarlo en tu negocio, comunícate con nosotros y solicita una asesoría gratuita.

 

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En el mundo de los negocios es importante contar con herramientas ágiles y poderosas, que te permitan aumentar tu capacidad de reacción ante cualquier necesidad. Tal es el caso de Linux, el sistema operativo más importante del mundo corporativo que, lejos de ser anticuado, está más vigente que nunca en este entorno digital. 

Desde su aparición, en la década de los 90, Linux se caracteriza por operar con una arquitectura de código abierto y con licencias gratuitas, lo cual permite realizar una gran cantidad de implementaciones a partir de su estructura. 

Tal es el alcance y poder de Linux, que actualmente es el sistema operativo utilizado por los cinco súper computadores más grandes del mundo, esto debido a su agilidad y capacidad de integración, de hecho, la mayoría de aplicaciones web está cimentada sobre dicha estructura de codificación.

Ventajas de Linux

Es un sistema sencillo de utilizar y pensado, desde sus inicios, como una herramienta abierta a la creatividad y que ofrece la posibilidad de ser multiusuario, multitarea y multiplataforma. Sin embargo, existen más características que convierten a Linux en el sistema operativo del futuro:

  • Es flexible. Linux permite personalizar el dispositivo en que está operando de tantas formas como sea necesario para la empresa que lo esté implementando, por lo que se ajusta perfectamente a las necesidades de tu negocio.
  • Evoluciona constantemente. Al tratarse de una estructura de código abierto, está en actualización permanente, ya que hay miles de desarrolladores creando optimizaciones de sistemas Linux en todo el mundo.
  • Es seguro. Así como puede ser modificado por cualquiera, existen una gran variedad de aplicaciones y herramientas de seguridad creadas específicamente para salvaguardar la privacidad de la información y restringir el acceso al sistema utilizado por tu empresa.

Distros más relevantes de Linux: 

Actualmente existen más de 600 distintas versiones de Linux en todo el mundo, diseñadas para cumplir distintas misiones, por ello se trata de la estructura utilizada para crear todo tipo de herramientas tecnológicas, desde antivirus, hasta unidades de almacenamiento en la nube, las cuales se sirven de alguno de los distros más importantes de Linux, como son: 

  • Debian. Fue una de las primeras distribuciones en el mundo, creada en 1993, ha sido utilizada en millones de herramientas digitales. Respeta el principio de libertad creativa de Linux
  • Fedora. Otro de los distros más utilizado por los desarrolladores es Fedora, que opera de manera comunitaria, por lo que a su vez ha sido la base para muchas versiones.
  • RedHat Entreprise Linux. Es una de las distribuciones comerciales más utilizadas en el mundo. A pesar de poner el código a disposición del público, ofrece opciones serias de soporte.
  • Ubuntu. Se trata de un distro basado en la versión Debian que actualmente es utilizada por más del 34% de los sitios web que usan Linux. Su crecimiento desde 2010 ha sido notable.

¿Por qué elegimos Linux Ubuntu?

En PYV somos expertos en la integración de herramientas tecnológicas basadas en una estructura Linux Ubantu, esto es debido a que se trata de una arquitectura que cuenta con actualizaciones frecuentes, es fácil de instalar y funciona tanto para programas robustos, como para aplicaciones que requieren de agilidad. 

Otra de las características más destacadas de Ubuntu es la facilidad de manejo, tanto para desarrollar aplicaciones a partir de ella, como para el funcionamiento de las herramientas con el usuario final. 

Además, a pesar de ser de código abierto, Ubuntu es de las distribuciones que ofrece más opciones para garantizar la seguridad del desarrollo.

Si te gustaría conocer más sobre Linux y por qué es el sistema operativo del futuro, así como las ventajas de utilizarlo, no dudes en contactarnos.

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