El registro de visitas en las instalaciones de las empresas puede parecer una tarea sencilla, pero si no cuenta con procesos adecuados, resultará frustrante tanto para las visitas como para el personal que labora ahí cotidianamente.
Este proceso es necesario para tener el conocimiento de quiénes entran, quiénes salen y en ocasiones el motivo de la visita a las oficinas. Tradicionalmente, las personas registran esta información en libretas donde escriben la información, sin embargo, esto resulta obsoleto e incluso desorganizado.
¿Por qué es importante la gestión adecuada del registro de visitas?
La gestión adecuada del registro de visitas es esencial por diversas razones. En primer lugar, está directamente vinculada a la seguridad. Saber quién ingresa a las instalaciones es un aspecto crucial para salvaguardar a empleados, recursos y la información sensible de la empresa.
Además, se relaciona estrechamente con el cumplimiento de normativas, garantizando que se cumplan los protocolos de seguridad y control establecidos. Asimismo, una gestión eficiente del registro de visitas contribuye significativamente a mejorar la experiencia de los visitantes, creando una impresión positiva y acogedora de la empresa.
7 Prácticas para el registro de visitas empresarial
1. Capacita al personal
La capacitación de personal es el principal paso para una gestión eficiente de los visitantes en las instalaciones. Los empleados deben comprender los protocolos de seguridad, cómo manejar la información confidencial y cuáles son los procedimientos en situaciones de emergencia.
La capacitación del personal en cuanto al registro de visitas se aplica también en conocer el funcionamiento de cómo se lleva a cabo el registro, ya sea tradicional o mediante una solución de Control de Acceso.
2. Registro de visitantes
Otra práctica que no debe pasarse por alto es el registro de los visitantes para saber quien ingresa a las instalaciones. Este registro puede hacerse de distintas maneras como :
Independientemente de la manera de registro, lo recomendable es tener en cuenta los datos como procedencia, destino al que se dirige, persona a la que visita y, en caso de que suceda, con qué elementos ingresa, como una computadora o herramientas de trabajo.
3. Tarjeta de acceso
Si bien existen diferentes formas de registrar a los visitantes en una organización, la más común es mediante tarjetas de acceso debido a las múltiples ventajas que ofrece, por ejemplo:
- Integración con los Sistemas de Control de Acceso
- Facilidad del registro de entrada y salida
- Registro en tiempo real
- Personalización para incorporar permisos e información
Las tarjetas de proximidad, las tarjetas inteligentes y las tarjetas con bandas magnéticas son algunas de las opciones disponibles en el mercado y la elección de una u otra depende de las necesidades específicas de cada organización.
4. Control y registro de salida en tiempo real
Saber quien entra, quien sale y quien está presente en tiempo real es una práctica esencial para gestionar de forma adecuada las visitas a las instalaciones.
El control en tiempo real garantiza la seguridad al ofrecer una visión precisa y detallada que permite detectar y abordar ingresos no autorizados. Igualmente, el control y registro en tiempo real marca una diferencia en situaciones de emergencia, como un incendio, al permitir una respuesta rápida para asegurar la seguridad de los visitantes y el personal.
5. Historial e informes
Mantener el historial e informes es esencialmente útil para la seguridad de las instalaciones en caso de incidentes o emergencias ya que proporcionan un registro completo de quien ha estado previamente y proporcionan patrones y tendencias que son de ayuda para gestionar eficientemente la asignación de personal y recursos.
El registro manual puede causar dificultades en cuanto a mantener un historial y realizar informes, sin embargo, hoy en día las soluciones digitales de Control de Acceso más completas brindan informes personalizados e historial del registro de las personas que accedieron a las instalaciones.
6. Documenta las incidencias
Mantener un registro detallado de cualquier incidencia o evento relacionado con las visitas proporciona una base sólida para análisis y mejoras futuras.
7. No hagas excepciones
La consistencia en todo tipo de procesos de registro es vital para garantizar el cumplimiento normativo, y el registro de visitas no es la excepción. Hacer excepciones podría comprometer los estándares establecidos y la eficacia del proceso.
Los sistemas de Control de Acceso permiten llevar un seguimiento y control de las visitas, contribuyendo así a la seguridad y eficiencia en las instalaciones, como mencionamos previamente, las opciones son variadas y depende de las necesidades de cada organización.
Mejora la experiencia y la seguridad con un Control de Acceso automatizado
Implementar una herramienta que integre múltiples funcionalidades para una gestión más completa es la clave para optimizar el proceso de registro de visitas. La gestión digital de visitantes ofrece ventajas significativas para las empresas, tales como:
>> Ahorro de tiempo: La gestión digital libera a los recepcionistas de tareas manuales como llevar libros de registro, imprimir credenciales y rastrear notificaciones, permitiéndoles enfocarse en otras responsabilidades.
>> Menos papel y administración: Elimina la necesidad de mantener libros de registro en papel y facilita la gestión de la información de visitantes desde un solo panel centralizado.
Los desafíos asociados con la gestión manual de visitas, como la lentitud, el alto riesgo de fraude, la falta de visibilidad en tiempo real y la propensión a errores, pueden superarse mediante la implementación de un Control de Acceso automatizado. Este enfoque no solo mejora la seguridad, sino que también agiliza el proceso de registro y brinda una experiencia más fluida a los visitantes.
En PYV Tecnología contamos con el sistema Zeit Software Control de Accesos, las terminales de captura de datos ZEITER, con el fin de estar seguros de las personas o vehículos que ingresen a nuestras instalaciones.
Este sistema restringe la entrada a personas o automóviles bajo ciertas condiciones predefinidas. Las terminales pueden ser monitoreadas para garantizar la seguridad en tiempo real, y así conocer quién ingresa o quién sale de nuestras instalaciones.
Mientras que el Zeit Software Control de Acceso registra todos los ingresos del personal previamente registrado, así como de las eventuales visitas, las cuales pueden ayudar a identificar a los subcontratados de la organización. Además, dicha plataforma permite definir mediante mapas de acceso áreas a las que la visita tiene permitido el acceso.
Llena el formulario y uno de nuestros expertos se pondrá en contacto para conocer tus necesidades y orientarte para elegir el Control de Acceso que mejor se adapte a tu organización.
