Actualmente, los smartphones se han convertido en herramientas útiles para la gestión empresarial pues existen numerosas aplicaciones y sistemas que permiten que sea posible fichar en el trabajo con el móvil.

Esta alternativa ofrece múltiples ventajas para los empleados como registrar su entrada y salida de forma rápida y sencilla, eliminando la necesidad de utilizar dispositivos externos o tarjetas de acceso. Además, se reduce el riesgo de olvidar fichar y se agiliza el proceso de control horario.

Para las empresas, proporciona una mayor flexibilidad, ya que los empleados pueden fichar desde cualquier lugar donde se encuentren, siempre y cuando tengan acceso a una conexión de datos o Wi-Fi. Esto es especialmente útil para aquellas que tienen diferentes sucursales o cuentan con modalidades de teletrabajo.

¿Qué dice la ley española sobre fichar en el trabajo con el móvil?

La legislación laboral española establece que las empresas tienen la obligación de llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados. Esto implica registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador, así como los descansos y periodos de pausa. Sin embargo, la ley no especifica cómo se debe realizar este registro.

Esto significa que pueden utilizar el fichaje móvil para cumplir con sus obligaciones legales. Sin embargo, es importante respetar la privacidad de los empleados y obtener su consentimiento antes de utilizar sus datos de ubicación.

La Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, establece que el registro horario debe ser objetivo, fiable y accesible, y que los empleados deben tener acceso a su propio registro horario.

Esto implica que las empresas deben permitir a sus empleados realizar el fichaje con su móvil, siempre y cuando se cumplan estos requisitos. Además, la ley establece la obligación de conservar los registros horarios durante un periodo mínimo de cuatro años y establece sanciones para aquellas empresas que no cumplan con esta obligación.

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¿La empresa puede obligar a los empleados a fichar con el móvil?

La respuesta a esta pregunta no es sencilla y depende de varios factores, como el convenio colectivo aplicable a la empresa y las políticas internas de la misma.

En general, tiene la potestad de elegir el sistema de fichaje que considere más conveniente pero, no puede obligar a los empleados a utilizar exclusivamente el fichaje móvil si esto supone una restricción de sus derechos o una invasión de su privacidad.

Como mencionamos anteriormente, en situaciones donde la empresa solicite el uso del móvil para el fichaje, debe garantizar que se respeten los derechos del personal así como cumplir con las normativas de protección de datos y privacidad. 

Ventajas del fichaje móvil para optimizar la gestión laboral

Descubre cómo fichar en el trabajo con el móvil puede transformar la gestión de asistencia y mejorar los procesos internos.

Comodidad y flexibilidad para el registro de asistencia

• ● Adiós a las filas y olvidos. Los empleados pueden fichar desde cualquier lugar y momento, eliminando el registro presencial y las tarjetas físicas.
• ● Accesibilidad en todo momento. Ya sea que estén en la oficina, teletrabajando, en un viaje de negocios o realizando tareas externas.

Precisión en el control de la jornada

• ● Detección y prevención de incidentes. La capacidad de geolocalización y el registro preciso de horas trabajadas ayudan a detectar posibles anomalías o intentos de fraude en el control de asistencia.
• ● Análisis de datos. La información recopilada sirve para identificar áreas de oportunidad en la gestión de la jornada laboral, la optimización de recursos y la productividad general de la empresa.

Reducción de costes y optimización de recursos

• ● No más sistemas tradicionales. Elimina la necesidad de invertir en relojes biométricos o tarjetas de identificación, reduciendo significativamente los gastos en infraestructura y mantenimiento.
• ● Simplifica procesos administrativos. Automatiza la elaboración de nóminas, la gestión de permisos y la generación de informes, liberando tiempo valioso del personal de Recursos Humanos.

Aprovechamiento del tiempo

• ● Agilización de procesos. Suprime la necesidad de desplazarse y los tiempos de espera en el punto de registro físico.
• ● Mayor productividad individual y colectiva. Los empleados pueden comenzar su jornada a tiempo y enfocarse en sus tareas de manera más eficiente.

Geolocalización

• ● Monitorización en tiempo real. Permite conocer la ubicación exacta en el momento del registro, por ejemplo en equipos que trabajan en ubicaciones remotas o en proyectos que requieren desplazamiento.
• ● Mayor seguridad. La tecnología GPS es un aspecto muy útil en caso de una emergencia o situación de riesgo.

Mejora en la gestión de los empleados y el clima laboral

• ● Acceso a la información. Los empleados pueden consultar su registro de horas trabajadas desde su teléfono móvil cuando lo deseen, fomentando la autonomía y la responsabilidad.
• ● Datos para la gestión de RRHH. La información permite accionar de forma objetiva en materia de horarios, permisos, vacaciones y compensaciones.

3 Aplicaciones para el control horario

A continuación te enlistamos algunas apps disponibles para fichar en el trabajo con el móvil pero recuerda que se deben evaluar las necesidades de la empresa y los requisitos legales antes de elegir la solución más adecuada.

1. WhatsApp

Es una solución muy básica y gratuita que permite a los empleados enviar mensajes a sus superiores para informar de su llegada o salida. No obstante, carece de funciones avanzadas como el registro automático de horarios, los reportes detallados o la geolocalización.

Al ser completamente manual está sujeta a errores humanos, como que tus empleados olviden o se equivoquen al fichar. Sin mencionar que, si cuentas con diferentes sucursales o múltiples equipos de trabajo, la falta de escalabilidad podría ser un problema grave.

2. Aplicaciones gratuitas

Ofrecen opciones básicas de control horario, como registro de entrada y salida, cálculo de horas trabajadas y generación de informes simples. Pueden ser una opción económica para pequeñas empresas o autónomos.

Sin embargo, suelen tener limitaciones en cuanto a personalización y soporte técnico. Asimismo, pueden no cumplir con todas las normativas legales en materia de registro horario, acarreando riesgos en caso de una inspección laboral.

3. Aplicaciones especializadas

Están diseñadas específicamente para el control horario, ofreciendo funciones avanzadas como registro automático, geolocalización, generación de informes detallados y gestión de turnos.

Cumplen con todas las normativas legales en materia de registro horario, ofreciendo un sistema fiable y eficiente para empresas de diferentes tamaños.

Por ejemplo, ZeiterApp es una solución integral para el fichaje móvil que optimiza el control de asistencia, mejora la precisión de los registros y contribuye a la seguridad de la información.

Optimiza la gestión del tiempo con ZeiterApp

ZeiterApp facilita el registro desde cualquier lugar, proporcionando información precisa sobre su ubicación, incluso sin conexión a internet. Los datos se almacenan en el dispositivo y se sincronizan automáticamente cuando se restablece la conexión. Esta función es especialmente útil para empleados que trabajan en áreas con conectividad limitada o intermitente.

Asimismo, el sistema implementa un método de validación de identidad mediante una selfie, lo que ayuda a garantizar que solo los empleados autorizados puedan registrar su jornada laboral, previniendo el fraude y protegiendo la integridad de los datos de asistencia.

Recuerda que la elección dependerá de las necesidades específicas de tu empresa. Es importante evaluar cuidadosamente las diferentes opciones disponibles, considerando factores como la facilidad de uso, la integración con los sistemas existentes, la seguridad de los datos y el presupuesto disponible.

Si buscas modernizar tu control de asistencia, aprovecha las ventajas de fichar en el trabajo con el móvil para crear un entorno laboral más flexible, eficiente y seguro. Contáctanos si quieres cotizar una herramienta versátil y adaptable a tu entorno de trabajo.