Desde 2019, en España fichar en el trabajo es obligatorio, independientemente de su tamaño o tipo de contrato. Sin embargo, con la reciente actualización, ahora es imprescindible que el sistema de fichaje sea digital, eliminando por completo los registros en papel o Excel.
El incumplimiento de esta normativa no solo conlleva sanciones económicas, sino que también puede afectar la gestión interna y la confianza de los empleados. Este artículo explicará en detalle la normativa vigente sobre el control horario en España y analiza las opciones disponibles para que las empresas elijan el mejor sistema de fichaje según sus necesidades.
Normativa actual en España: lo que debes saber para fichar correctamente
Recapitulando, el control horario es una exigencia legal que busca garantizar el cumplimiento de los derechos laborales y evitar abusos en la jornada de trabajo. Se ha demostrado que aplicado correctamente puede brindar diversos beneficios a las empresas que les permiten escalar o adaptarse a las demandas del mercado actual.
Y con el reciente cambio, fichar en el trabajo se vuelve una invitación urgente a migrar a Sistemas de Control Horario Digitales. Entonces, ¿cuáles serán los nuevos requisitos que deben incorporarse?
Requisitos legales para el registro de entrada y salida
Para cumplir con la normativa vigente, el sistema de fichaje debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Registro diario de la jornada. Todas las empresas deben registrar la hora exacta de entrada y salida de cada trabajador, incluyendo pausas si afectan la jornada laboral.
- Datos inalterables y auditables. El registro no puede ser modificado ni eliminado una vez generado.
- Almacenamiento mínimo de cuatro años. Las empresas deben conservar estos datos asegurando su disponibilidad para inspecciones laborales.
- Prohibición del fichaje manual. Desde 2023, queda prohibido el uso de registros en papel o en hojas de Excel, ya que no garantizan la inalterabilidad ni el acceso seguro a la información.
Sanciones por incumplimiento
No podemos dejar a un lado el riesgo a sanciones por incumplimiento por no fichar en el trabajo. Según el Ministerio de Trabajo de España, las multas por incumplimiento de la normativa oscilan entre 751 y 7.500 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además, la falta de control horario puede generar conflictos laborales y exponer a la empresa a reclamaciones por parte de los empleados.
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Sistemas para fichar en el trabajo: ¿cuál se adapta a tu empresa?
No todas las empresas tienen las mismas necesidades, por lo que es fundamental elegir un sistema de fichaje que se adapte a la estructura organizativa, el tipo de actividad y el modelo de trabajo de cada compañía.
Las empresas con equipos completamente presenciales pueden optar por dispositivos físicos como tarjetas RFID, mientras que aquellas con modelos híbridos o en remoto suelen preferir soluciones digitales en la nube, como aplicaciones móviles con geolocalización u opciones híbridas muy flexibles.
La elección del sistema de fichaje adecuado no solo impacta en el cumplimiento normativo, sino también en la experiencia de los empleados.
Un sistema intuitivo y eficiente facilita el registro de la jornada laboral, reduce errores administrativos y mejora la transparencia dentro de la organización. A continuación, analizamos las principales opciones disponibles para fichar en el trabajo y sus ventajas según el tipo de empresa.
Dispositivos físicos vs. software en la nube
Dependiendo de la modalidad de trabajo, las empresas pueden optar por sistemas tradicionales o soluciones digitales más flexibles, abordemos primero los tradicionales.
Aparatos tradicionales: relojes biométricos, relojes de fichaje y tarjetas RFID
Los dispositivos físicos han sido una solución ampliamente utilizada en sectores donde los empleados trabajan de manera presencial. Algunas opciones incluyen:
- Relojes biométricos con reconocimiento de huella dactilar o facial. De acuerdo a la última actualización, este sistema solo puede ser utilizado bajo ciertas condiciones.
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- Tarjetas RFID para fichar mediante lectores de proximidad.
- Terminales físicos conectados a sistemas internos de gestión.
Esto suele ser una opción perfecta para fichar en el trabajo en empresas industriales o de manufactura suelen utilizar relojes biométricos para garantizar que los empleados fichan en persona, evitando suplantaciones.
Software digital: aplicaciones móviles con geolocalización
Las soluciones basadas en la nube han experimentado un crecimiento significativo, especialmente en empresas con modelos híbridos o trabajo remoto.
- Aplicaciones móviles que permiten fichar entrada y salida desde cualquier ubicación.
- Geolocalización opcional para verificar el punto desde donde se realiza el fichaje.
Integración con herramientas de recursos humanos y plataformas de nóminas.
Startups y empresas tecnológicas con equipos en teletrabajo utilizan apps móviles para fichar sin necesidad de un dispositivo físico.
Sistemas híbridos para flexibilidad
Algunas empresas han optado por combinar dispositivos físicos en oficinas con aplicaciones móviles para empleados en remoto.
- Terminales biométricos para trabajadores presenciales.
- Apps móviles para teletrabajadores o comerciales en movilidad.
- Plataformas integradas que centralizan toda la información.
Este tipo de solución es ideal para compañías con sucursales en diferentes ubicaciones o con empleados en distintos regímenes laborales.
Tecnologías emergentes para fichar en el trabajo
El control horario sigue evolucionando con nuevas tecnologías que buscan mejorar la precisión, seguridad y eficiencia en la gestión de los registros laborales, por lo que te mencionamos algunas tecnologías indispensables para fichar en el trabajo.
Reconocimiento facial con inteligencia artificial
Los sistemas de fichaje basados en inteligencia artificial permiten la identificación mediante reconocimiento facial, lo que minimiza el riesgo de fraude y evita el uso de tarjetas o claves personales.
Algunas empresas de seguridad y centros de datos han implementado esta tecnología para controlar accesos y registrar la jornada laboral simultáneamente.
Fichaje por geolocalización y blockchain
El uso de blockchain en el control horario permite generar registros inmutables y verificables, garantizando la trazabilidad de la jornada laboral sin posibilidad de manipulación.
Empresas con empleados en movilidad, como repartidores o comerciales, pueden utilizar esta tecnología para fichar de manera segura desde cualquier ubicación.
Integración con dispositivos wearables
Un dispositivo wearable es un dispositivo tecnológico que se lleva puesto en el cuerpo y que suele contar con sensores y conectividad para recopilar y transmitir datos en tiempo real. En el contexto laboral, los wearables pueden integrarse con sistemas de fichaje y control horario, permitiendo a los empleados registrar su jornada automáticamente, sin interactuar con un dispositivo fijo.
Así que los relojes inteligentes o las pulseras con tecnología RFID o NFC están comenzando a integrarse con los sistemas de fichaje, facilitando fichar en el trabajo con un simple gesto.
Cumple con la normativa y simplifica el fichaje de empleados
La nueva normativa busca que el Sistema de Control Horario -ahora digital- no solo sea una manera de cumplir con norma vigente, sino que también aporte todos los beneficios que una gestión óptima le brinde a tu empresa, su integración debe de ser acompañada de un equipo profesional. ¿Qué podrías obtener al hacerlo?, en resumen:
- Evita sanciones económicas derivadas del incumplimiento de la normativa.
- Reduce errores en el registro de la jornada laboral.
- Mejora la transparencia y confianza con los empleados.
- Facilita el acceso remoto para equipos en teletrabajo.
Invertir en un sistema de fichaje adecuado, que contemple la normativa de fichar en el trabajo en formato digital puede ser la siguiente decisión estratégica que optimice la gestión del tiempo y contribuya a mejorar la eficiencia operativa de tu empresa.
En PYV Tecnología podemos ayudarte a implementar esta obligación legal como más que un requisito: una solución digital que modernice la gestión laboral y garantice un mejor control de los recursos humanos de tu empresa.
